Weniger Warenschwund – mehr Warenverfügbarkeit

Zentrales Management: Üblicherweise setzen Einzelhändler separate Teams für den Umgang mit Inventurdifferenzen ein, wobei der Fokus auf den Filialen liegt. Die Erkenntnis der ECR-Gruppe ist, dass eine einzige Stelle im Unternehmen für Verlustprävention zuständig sein und das Management übernehmen sollte – in allen Teilen der Lieferkette und nicht nur in den Filialen.

Verbesserte Erkennung von Inventurdifferenzen: Durch regelmäßiges „Cycle-Counting" (stündlich, täglich, wöchentlich) fallen Verluste früher auf, dadurch lassen sich die Ursachen einfacher und schneller ausmachen. Es wird erwartet, dass das Problem Inventurdifferenzen in der Zukunft durch den Einsatz von RFID schneller, kostengünstiger und präziser handelbar wird.

Erst organisatorische Mängel beheben: Bestandsverluste gehen entweder auf Vorsatz zurück, oder sie sind nicht vorsätzlicher Natur (Falschlieferungen, fehlerhafte Daten etc.). Die ECR-Gruppe erkannte, dass es sinnvoll ist, zuerst die nicht vorsätzlichen Ursachen für Bestandsverluste zu beheben. Dafür gibt es drei Hauptgründe: Erstens machen Bestandsverluste nicht vorsätzlicher Natur in manchen Fällen einen großen Teil der Gesamtverluste eines Unternehmens aus. Zweitens hat es das Unternehmen für gewöhnlich selbst in der Hand, diese Ursachen (Fehler in der Stammdatendatei, Fehler beim Scannen oder bei der Kommissionierung, Nichterfassung von Abfällen und schadhafter Ware) zu beheben. Drittens lassen sich diese Bestandsverluste theoretisch dauerhaft abstellen, sobald die Ursachen einmal behoben sind.

Fokus auf ehrliche Kunden: Man kann Bestandsverluste verringern, indem man zum Beispiel die Umsatzprognose für frische Waren senkt oder Produkte mit hohem Wert unzugänglich aufbewahrt. Dies kann zu sinkenden Umsätzen und frustrierten Kunden führen. Ertragreicher kann es sein, den Fokus auf die ehrlichen Kunden und nicht auf möglichen Diebstahl zu legen und einen höheren Absatz anzustreben – selbst wenn dabei auch die Bestandsverluste ansteigen.

Unterstützung durch die Geschäftsführung: Es ist entscheidend, dass die Geschäftsführung das Budget und die Ressourcen bewilligt, die für das Warenschwund-Management erforderlich sind. Ebenso wichtig ist es, dass die Geschäftsführung klarmacht, dass es beim Thema Bestandsverluste auf jeden Einzelnen ankommt.

Alle Abteilungen einbeziehen: Alle Betriebsbereiche können und müssen an der Warenschwund-Lösung beteiligt sein. Zum Beispiel kann die Logistikabteilung für eine präzisere Kommissionierung sorgen, die Einkäufer haben es in der Hand, das Sortiment und die Aktionen umzustellen, um das Verlustrisiko zu verringern, und die Marketingabteilung kann Programme zur Förderung von Ladentreue und Kundenbindung auflegen, damit Diebstahl und Betrug unwahrscheinlicher werden. So wird auch das Risiko vermindert, dass einzelne eigenständige Betriebsbereiche bei der Verfolgung ihrer eigenen fachlichen Ziele Möglichkeiten für Bestandsverluste schaffen.

Qualifizierte Leitung: Sehr wichtig ist eine gute Führung im Warenschwund-Management. Sie muss das Unternehmen als Ganzes kennen und in der Lage sein, alle Betriebsbereiche in einer Weise einzubeziehen, die deren jeweilige Ziele berücksichtigt. Darüber hinaus muss sie ein bereichsübergreifendes Warenschwund-Management-Team aus Datenanalysten, Experten für Prozessoptimierung, Technikspezialisten, Ermittlern usw. zusammenstellen und leiten.

Erhebung und Auswertung von Daten: Eine verlässliche Analyse von Daten aus allen verfügbaren Quellen zu Themen wie Warenumschlagshäufigkeit, Anzahl der aus dem Angebot genommenen Produktlinien, Kassenvorgänge und -fehlbeträge, Retourenquoten, „Null-Absatz“-Daten etc. ermöglicht wichtige Erkenntnisse, um Bestandsverluste nachzuvollziehen. Außerdem wird diese Analyse zum Bindeglied zwischen den verschiedenen Betriebsbereichen des Unternehmens. So könnte sich der Bereich Human Resources stärker für die Verlustprävention einsetzen, wenn die Daten klar ergeben, dass seine Einstellungspolitik und seine Entscheidungen im Hinblick auf Vergütung und Anerkennung, Aus- und Weiterbildung etc. stark mit den Bestandsverlusten korrelieren.

Die vorgelagerte Lieferkette: Aus Untersuchungen von Filialneueröffnungen geht hervor, dass bis zu 29 Prozent der Bestandserfassung schon Fehler enthält, bevor ein einziger Artikel verkauft wurde. Auch hier ist Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg.

Unterschiedlich hohe Verluste der einzelnen Categories: Das Verlustrisiko ist in einer Filiale bei bestimmten Produktgruppen höher als bei anderen. Der Versuch, die Verlustrate in allen Produktgruppen mit hohem Risiko auf die durchschnittliche Verlustrate des Unternehmens zu senken, könnte kontraproduktiv sein. Die Produktgruppen-Strategie und das Warenschwund-Management sollten sich auf eine stärkere Zusammenarbeit zwischen den Filialen, den Bereichen Verlustprävention und Category Management sowie den Produktherstellern stützen.

Sicherheitsetiketten sind eine Form der technischen Warensicherung, hier bei Decathlon. (Foto: Checkpoint)

Erschweren Sie Diebstahl: Händler sollten das Risiko für einen Dieb, erwischt zu werden, erhöhen. Beispielsweise streben viele Einzelhandelsketten bislang Möglichkeiten an, den Warenstrom vom Lager in die Filialen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dabei werden Lieferungen aus dem eigenen Verteilzentrum nur minimalen Prüfungen und Kontrollen unterzogen. Durch dieses Vorgehen sind Diebstähle einfacher geworden. Eine Alternative wäre, im Verkehr hochwertiger Waren zusätzliche Sicherheitsüberprüfungen und -kontrollen einzuführen.

ECR Road Map: Die ECR Road Map ist ein Problemlösungsansatz, der speziell auf das Warenschwund-Management ausgerichtet ist. Sie bietet Vorlagen, Methoden und Techniken, die eine Zusammenarbeit ermöglichen. Es werden potenzielle Schwachstellen mit hohem Verlustrisiko identifiziert. Lösungsansätze werden mithilfe von Analyse-Instrumenten priorisiert. Lösungen werden getestet und in den Filialen zur Anwendung gebracht. Folgende Punkte haben sich als Schlüsselfaktoren erwiesen: Bestimmung geeigneter Projektleiter, Einbeziehung der wichtigsten Projektbeteiligten von Anfang an, Erfassung des tatsächlichen Wegs der besonders „heißen“ Produkte entlang der Lieferkette in Filialen mit hohem und mit niedrigem Warenschwund.

Technologie: Technologie sollte im Warenschwund-Management eine wichtige Rolle spielen. Beispielsweise ist es heute möglich, den Filialen nahezu in Echtzeit videobasierte Warnmeldungen zu senden, wenn an der Kasse etwas möglicherweise nicht gescannt wurde. Es ist jedoch nötig, dass die Filialleitung diese Warnmeldungen in übersichtlicher Darstellung erhält und dass sie in Bezug auf das richtige Verhalten geschult wird. Der wichtigste Punkt aber ist, dass die Filialleitung im Laufe ihres Arbeitstags zusätzliche Zeit aufbringen muss, um zeitnah auf diese neuen Warnmeldungen zu reagieren. Dafür müssen geeignete Mitarbeiter- und Prozesspläne vorliegen.

Unterstützung der Ladenmitarbeiter: Engagierte, motivierte und begeisterte Mitarbeiter und Führungskräfte in den Filialen gehören zu den besten Lösungsmöglichkeiten für ein effektives Warenschwund-Management. Hoch engagierte Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen bei der Einhaltung der Filialstandards, der Minimierung von Fehlern, der Abfallvermeidung, der Auffüllung von Fehlbeständen usw. Es ist auch weniger wahrscheinlich, dass sie bereit oder versucht sind, ihren Arbeitgeber zu bestehlen. Und schließlich sind aufmerksame und engagierte Mitarbeiter eine besonders effektive „Lösung“ zur Diebstahlabschreckung.

Tests und Dokumentation: Es ist schwierig festzustellen, welche neuen Lösungen und Prozesse in der Praxis funktionieren, da viele Variablen hineinspielen. Daher wirbt die ECR-Gruppe für zuverlässige Testmethoden: Es werden vergleichbare Kontroll- und Testfilialen bestimmt. Mit der Dokumentation korrekt durchgeführter Tests schaffen Unternehmen zudem eine Wissensbasis über erfolgreiche und nicht erfolgreiche Maßnahmen.

Fotos (2): Fotolia / boykung, Checkpoint

Weitere Informationen: www.ecr-shrink-group.com