Die Vorteile eines effizient umgesetzten Bestandsmanagements liegen auf der Hand – gesenkte Kapitalbindungskosten, reduzierte operative Kosten, ein erhöhter Umsatz und ein gesteigerter Servicegrad. Dennoch wurde das Thema von mittelständischen Unternehmen lange vernachlässigt. Die Konsequenz: In vielen Unternehmen sieht der Einkauf sich mit ineffizienten Strukturen und einem hohen administrativen Aufwand konfrontiert. Im Ergebnis häufen sich Bestände am Lager.
Die alltägliche Herausforderung für Handelsunternehmen besteht darin, dass sie die richtige Menge an Artikeln zur richtigen Zeit bei Produzenten bestellen. Das bedeutet, dass ausreichend Ware verfügbar ist, ohne dass sich unnötige Lagerbestände bilden. Auf den ersten Blick scheint das kein Problem zu sein, jedoch setzt dies voraus, dass der Einkauf alle korrelierenden Faktoren (etwa Beschaffungs-, Lagerhaltungs- und Fehlmengenkosten) sowie alle gültigen Verträge oder die Bedarfsvorhersage kennt und seine Bestellungen dynamisch plant. „Das ist die Krux“, erklärt Marek Matuszewski, Vertriebsleiter Dynamics NAV bei der Sievers-Group, und fügt hinzu: „Natürlich kennen die langjährigen Mitarbeiter die Kunden und Bestelldynamiken. Bei der Masse an Daten können sie jedoch nicht alle Faktoren berücksichtigen.“ Nach Informationen des IT-Architekturhauses aus Osnabrück ist der Einkauf auf Werkzeuge angewiesen, die eine flexible Planung ermöglichen sowie relevante Auswertungen liefern.
Der Großteil mittelständischer Unternehmen setze im Einkauf noch auf Standard-Warenwirtschafts-Systeme. Diese seien meist seit Jahren im Einsatz und böten wenig Funktionalität im Einkaufsbereich. Dabei zeigen sich in der Anwendung zum Beispiel Effizienzeinbußen, da ERP-Lösungen sehr statisch sind und mit Vergangenheitsbezug arbeiten. Die Systeme besitzen keine umfassenden Analysefunktionen und kennen nur wenige Dispositions-Parameter. Darüber hinaus sind keine statistischen Verfahren implementiert, mithilfe derer der Einkauf Trends einkalkulieren oder Prognosen erstellen kann. Als Resultat geben die Analysen Hinweise darauf, was in der Vergangenheit gut oder schlecht gelaufen ist – ohne einen Ausblick auf die Zukunft. Werden neue Bestellungen auf Basis dieser Auswertungen generiert, entsprechen diese nicht dem tatsächlichen Bedarf. Daher erweitern immer mehr Unternehmen bestehende Systeme mit Individualisierungen oder mit zusätzlichen Programmen. So kann der Einkauf auf Excel oder Business-Intelligence-Anwendungen zugreifen, die über eine Schnittstelle mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden sind. Auch solche Lösungsansätze ermöglichen jedoch lediglich eine rückwärtsgerichtete Auswertung.
Die Softwarelösung „SNC/Inventory+“ erzeugt zum Beispiel Bestellvorschläge und löst diese bei Bedarf auch aus. (Screenshot: Sievers Group)
Um ihre Bestandsführung zu verbessern, sollten Unternehmen zwei Punkte berücksichtigen: „Die Optimierung beginnt unserer Erfahrung nach immer bei einer Umstrukturierung im Unternehmen“, sagt Business-Solutions-Experte Matuszewski. Dies betrifft insbesondere den Einkauf, der oftmals in puncto Zuständigkeiten reorganisiert werden sollte. Darüber hinaus müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten – beispielsweise hinsichtlich Artikeln oder Lieferanten – besser strukturiert werden, um Synergien zu schaffen. Dies erfordert mehr Transparenz bezüglich Fragen wie „Welches sind die langsamdrehenden Artikel, durch die viel Kapital gebunden wird?“ oder „Welche Artikel weisen besondere Bestellmuster auf?“. Ziel ist es, alle Artikel- und Produktgruppen in die Analysen und Auswertungen einzubeziehen, um einen umfassenden Überblick zu erhalten. Die angestrebten Veränderungen bedürfen daher zwingend der Bereitschaft, bestehende Strukturen zu überdenken. Das betrifft auch den zweiten Aspekt: die IT. „Ideal ist, wenn Unternehmen branchenneutrale Speziallösungen einsetzen, die sowohl vergangene Daten als auch prognostizierte Werte in die Berechnungen einbeziehen, um Bestellvorschläge zu erzeugen“, berichtet Matuszewski.
Foto: Shutterstock / Don Pablo
Screenshot: Sievers Group
Weitere Informationen: www.sievers-group.com
Zara implementiert neues Bestandsmanagement
Die Inditex-Gruppe hat eine auf Radio Frequency Identification (RFID) basierende Lösung in zahlreichen Modehäusern ihrer Marke Zara implementiert. Ziel des Modeunternehmens ist es, die Effizienz im Bestandsmanagement der gesamten Zara-Kette zu optimieren.
Kooperation lohnt sich
Mit dem Forschungsprogramm Smart.NRW verfolgen die beteiligten Institutionen und Unternehmen das Ziel, ein praktikables Modell einer echtzeitnahen Supply Chain zu entwickeln. Der Schlüssel zur Erreichung dieses Ziels ist ein Supply-Chain-übergreifendes „Electronic Product Code Information Services“(EPCIS)-System.