Filialmonitoring bei Roller: Ganzheitliche Risikosicht

Die Inventurdifferenzen im Einzelhandel liegen nach wie vor auf einem hohen Niveau. Auf 4,1 Mrd. Euro summierten sich die Verluste 2021, lautet das Kernergebnis der aktuellen EHI-Studie zu den Inventurdifferenzen im deutschen Handel. Gut die Hälfte der Inventurdifferenzen (51,2 Prozent) entfallen auf Kundendiebstahl, knapp ein Fünftel (19,7 Prozent) gehen auf das Konto von Mitarbeitenden. Ein neuralgischer Punkt bei den Mitarbeiterdelikten ist der Kassenplatz. Kassendifferenzen sind vielfach eine Folge von kriminellen Handlungen wie beispielsweise Manipulationen bei Storni oder Warenrücknahmen.

Während der Handel den Kundendiebstählen mit Warensicherungstechnologien, Einsatz von Detektiven oder Personalschulungen zu Leibe rücken will, gehören Datenanalysen auf Kassen zu den hoch priorisierten Maßnahmen, um die Ursachen von Kassendifferenzen zu erkennen und zu behandeln. Dabei nutzen die Revisorinnen und Revisoren ganz überwiegend tabellarische Datenanalysen. Audicon, ein Spezialist für Datenanalysen in prüfenden Berufen, hat in einer Analyse festgestellt, dass neun von 10 Revisionen heute noch klassisch durchgeführt werden, nämlich durch Massendatenanalysen in tabellarischer Form. Nur ein geringer Anteil von rd. neun Prozent führt heute eine vollautomatische, computergesteuerte Datenanalyse durch, berichtete Martin Gutzmer, Geschäftsbereichsleiter Interne Revision von Audicon, auf dem EHI-Sicherheitskongress 2022 in Köln. In Zukunft sei allerdings von einer verstärkten Nutzung von Continuous Auditing und Continuous Monitoring auszugehen. 29 bzw. 26 Prozent der befragten Unternehmen wollen sich den Ergebnissen der Studie zufolge in den nächsten zwei bzw. fünf Jahren damit befassen.

Viele Datenquellen

Zu den Handelsunternehmen, die erste Erfahrungen mit der Automatisierung von Datenanalysen bei Kassenbeständen und anderen Parametern sammeln, zählt neben der Edeka Südwest auch das Möbelhaus Roller, das mit 111 Filialen in Deutschland und drei weiteren Filialen in Luxemburg zu den Großen der Branche zählt. Die Revisionsabteilung von Roller arbeitet mit einem vollautomatischen Kontrollsystem, das eine kontinuierliche Risikobetrachtung sowohl einzelner Parameter wie Kassendaten und Warenwirtschaftsdaten als auch eine globale Risikosicht für alle Filialen ermöglicht. „Alessa“, so der Name der IT-Anwendung, führt im Wege von Continuous Auditing die Daten aus allen Handelsfilialen zusammen und unterstützt u. a. auch das Eskalationsmanagement bei ungewöhnlichen Kassendifferenzen und Auffälligkeiten in anderen Prozessen.

Vor der Einführung der genannten Analyse-Software arbeiteten die Roller-Revisoren mit verschiedenen Daten-Tools. Vorgänge wie Kassendifferenzen, Storni oder Warenrücknahmen wurden separat betrachtet und ausgewertet. Ziel bei Projektstart mit Audicon als Technologiepartner war es, über die Analyse der Prozessdaten zu einer einheitlichen Risikosicht auf die Filiale zu kommen. Als Basis für die Kennzahlenanalyse sollten nicht nur Kassendaten, sondern auch Bestandsdaten wie Abschriften, Fehlbestände oder Bestandskorrekturen, Inventurdaten und die Prüfungsergebnisse der Revision und des Vertriebs zugrunde gelegt werden. Die Ergebnisse werden zusammengeführt zu einer Kennzahl, einer Art „Risikoindikator“, der einerseits eine Beurteilung der Filiale aus globaler Sicht, andererseits auch eine Verzweigung in vertiefende Analysen ermöglicht.

Ein weiteres Ziel war es, die Effizienz und Effektivität der Revisionsarbeit zu steigern, indem man sich nach Abschluss der Kennzahlenanalyse bevorzugt um solche Märkte kümmern kann, die tatsächlich ein erhöhtes Risiko zeigen. Im Kern geht es darum, aus den Datenanalysen ein kontinuierliches Monitoring zu machen. Dabei sollen die Datenanalysen nicht mehr allein durch die Revision bearbeitet werden, sondern dort, wo sie relevant sind – nämlich auf der Fläche.

Exception Management

Das in „Alessa“ implementierte Eskalationsmanagement bietet die Möglichkeit, bei Auffälligkeiten die richtigen Adressaten zu informieren, sodass zeitnah reagiert werden kann. Wer für die Bearbeitung eines Alarms verantwortlich ist, bekommt eine Information, loggt sich in das System und bearbeitet den Fall bis zur abschließenden Dokumentation. Beispiel Kassendifferenzen: Der Kassierer macht seinen Kassenabschluss, und das System stellt eine Kassendifferenz fest. „Alessa“ meldet die Auffälligkeit an den Marktleiter, der sich um die Klärung des Problems kümmert. Wenn dies nicht in einem vorgegebenen Zeitfenster geschieht, erfolgt die Eskalation an den Regionalleiter.

Die Revision kommt erst dann ins Spiel, wenn die Linienvorgesetzten das Problem nicht lösen konnten oder die Zeit für die Bearbeitung abgelaufen ist. Die Revisoren können sich über verlinkte Dashboards frei in der Anwendung bewegen. Das BI-System der Software ermöglicht umfassende statistische Analysen mit Durchschnittswerten und Standardabweichungen. Daraus werden verschiedene Risikoindices erstellt und diese dann auf einer höheren Metaebene noch einmal zu einem Risikowert pro Prüfungsobjekt zusammengebracht. Das alles passiert noch in Form einer Remote-Prüfung am PC bzw. aus der Zentrale heraus. Wenn die Prüfung auf Ebene der Kennzahlen und digitaler Daten- und Beleganalysen abgeschlossen und dokumentiert ist, treffen die Revisoren die Entscheidung, ob und wie sie mit den Linienverantwortlichen in Kontakt treten oder in eine Filiale fahren. Über die kontinuierliche Überprüfung der einzelnen Prüffelder kann eine Vor-Ort-Prüfung in vielen Fällen entfallen.