Projektmanagement: Workspaces erleichtern Arbeit

Die Genossenschaft Migros Ostschweiz mit Betriebszentrale in Gossau ist eine von zehn regionalen Genossenschaften der Migros-Gruppe, des größten Detailhandelsunternehmens der Schweiz. Im Jahr 2012 erzielte die GMOS mit ihren mehr als 8.900 Mitarbeitern einen Umsatz von über 2,3 Milliarden Schweizer Franken. 77 Prozent des Umsatzes entfielen dabei auf die Supermärkte.

Das Wirtschaftsgebiet der Migros Ostschweiz umfasst die sieben Kantone Appenzell Ausserrhoden, Appenzell Innerrhoden, Graubünden, Schaffhausen, St. Gallen, Thurgau sowie den nördlichen und östlichen Teil des Kantons Zürich. Die Migros Ostschweiz betreibt 91 Supermärkte, 46 Fachmärkte, 37 Restaurants, 10 Klubschulen, zwei Fitnessparks in St. Gallen und Winterthur, das Freizeitzentrum Säntispark in Abtwil, den Golfpark Waldkirch sowie vier MFIT-Trainingszentren in Chur, Frauenfeld, Schaffhausen und Wil. Auch das Viersternhotel Säntispark in Abtwil wird von der GMOS geführt.

Einfachere Oberflächenstrukturen

An den IT-Projekten des Unternehmens sind nicht nur Projektleiter, sondern alle Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie der Abteilung Organisation beteiligt. „Ganz wichtig war uns bei der Migration auf das neue Software-Release darum eine einfachere Oberfläche für die Stundenerfassung“, sagt Heinz Brem, Portfolio-Verantwortlicher in der IT-Abteilung der GMOS. Verändert habe sich vor allem der Einstieg in die Anwendung. Zum Beispiel konnte es bei der zuvor eingesetzten Lösung „Sciforma PSNext 3.0“ zwischen 10 und 20 Sekunden dauern, bis der Start für Benutzer abgeschlossen war. „In Sciforma 5.0 startet das Time Sheet zur Zeiterfassung viel schneller und auch die individuell anpassbaren Workspaces sind ein großer Vorteil“, erläutert Thomas Mäder, Verantwortlicher bei PM-Wildhaber. Zudem würden die Projektleiter stärker geführt als früher, was Arbeitsschritte vereinfache. Sciforma 5.0 eignet sich aus Mäders Sicht besonders für strategische Planungsaufgaben.

Neben der GMOS finden sich Kunden wie Belimo Automation, Landis+Gyr, Axpo, Mettler Toledo und Siemens auf der Referenz-Liste der Projektmanagement-Spezialisten bei PM-Wildhaber. Als Partner der Sciforma GmbH hat PM-Wildhaber bereits in mehreren Firmen Sciforma eingeführt und unterstützt diese im Betrieb sowie bei der ständigen Optimierung der Prozesse.

Die Sciforma GmbH aus Taunusstein, Anbieter der gleichnamigen Projekt- und Portfoliomanagement-Software, gehört zur internationalen Sciforma Gruppe, die ihren Hauptsitz in den USA und weitere Standorte in Frankreich, England und Spanien hat. Zudem verfügt Sciforma über ein Netz von zertifizierten PPM-Unternehmen in mehr als 20 Ländern. Seit 1982 nutzen mehr als 250.000 Anwender weltweit Lösungen der Sciforma Gruppe, die nach eigenen Angaben einer der größten unabhängigen Lieferanten von PPM-Software ist. Die Sciforma-Lösung unterstützt die strategische Entscheidungsfindung im Portfoliomanagement ebenso wie das operative Projektmanagement, die Projektdurchführung und das Controlling. Zu den Stärken der Software gehören Vielseitigkeit, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit.

Nachdem die Migros Ostschweiz den Startschuss für die Migration gegeben hatte, setzte PM-Wildhaber als Pilotprojekt ein Testsystem mit der neuen Sciforma-Version auf. Die schrittweise umgesetzten Verbesserungen erscheinen Brem sinnvoll, da das neue Projekt- und Portfolio-Managementsystem das Unternehmen inzwischen befähigt, Ressourcen in der gesamten IT zu erfassen: „Sciforma dient uns auch zur Kapazitätsplanung aller 45 IT-Mitarbeiter. Hinzu kommen noch drei Mitarbeiter aus der Organisation und vereinzelt Mitarbeiter aus der Logistik.“

Testbetrieb vor Liveschaltung

Zurzeit bearbeitet die GMOS 25 aktuelle Projekte; sechs weitere sind laut Brem in Vorbereitung und darüber hinaus befinden sich elf im Stadium der Projektidee. Auch IT-Infrastrukturprojekte werden mit der Sciforma-Lösung geplant und gemanagt. „Eines dieser Projekte besteht derzeit darin, bei sämtlichen Filialen der Migros Ostschweiz das WLAN zu erneuern“, berichtet Brem. „Wir haben spezifische Workspaces für die einzelnen Benutzerrollen angelegt, individuell für jede Funktionsstufe“, pflichtet Mäder bei. Gerade die anpassbaren Workspaces stellten für das Projektmanagement bei der GMOS einen Fortschritt dar. „In der neuen Version gestalten sich auch die Kontrollmechanismen und Workflows für die Projektleiter besser“, unterstreicht Brem. Diese geführten Abläufe hätten auch eine bessere Datenqualität zur Folge. Lediglich der Controllingvorgang wurde noch nicht vollumfänglich genutzt. „Da könnte es noch Bedarf an weiteren Berichten geben“, schätzt Brem. Aber unabhängig davon überzeugt das bisherige Ergebnis.

Fotos (2): Migros

Autor Thomas Möller arbeitet als freier Journalist in Offenbach.

Weitere Informationen: www.migros.ch und www.sciforma.com/de