Prognose und Disposition mit Add-on-Software

Ob Lebensmittelgroßhändler wie Okle oder Discounter wie Denner in der Schweiz – in der Logistik ist ein optimales Bestandsniveau ein wesentlicher Baustein der Kundenzufriedenheit. Beim Bestandsmanagement in der Lebensmittelbranche kommt es auf die richtige Balance zwischen einem hohen Servicegrad und niedrigen Lagerkosten an. Eine Bestandsoptimierungs-Software kann dabei helfen, die Lieferfähigkeit bei optimal niedrigen Beständen einzuhalten.

Für die Okle Gruppe mit Sitz in Singen am Bodensee hat die Zuverlässigkeit von Warenlieferungen Priorität. Das Großhandelsunternehmen beliefert rd. 450 Lebensmittelmärkte mit 11.000 verschiedenen Artikeln aus einem Vollsortiment, bestehend aus Trocken-, Frische- und Tiefkühlartikeln. Die Besonderheit in der Kundenstruktur von Okle ist, dass die belieferten Einzelhändler vertraglich nicht an den Lebensmittelgroßhändler gebunden sind. Aus diesem Grund muss das Unternehmen jeden Tag aufs Neue seine Kunden von den Vorteilen der Zusammenarbeit überzeugen. Dies erfolgt einerseits durch die Qualität der Produkte und günstige Konditionen, andererseits vor allem auch durch perfekte Dienstleistungen und einen hohen Servicegrad. Die umfangreichen Aufgaben, die die Dispositions-Mitarbeiter aufgrund der hohen Anforderungen an die Dienstleistungsqualität bewältigen müssen, sind ohne technische Unterstützung zeitlich und finanziell kaum zu leisten.

Da Okle neben TK-Produkten auch frische Ware im Sortiment hat und über eine eigene Fleisch- und Wurstwarenproduktion verfügt, ist die Verderblichkeit der Lebensmittel ein wichtiger Faktor, den es beim Bestandsmanagement zu berücksichtigen gilt. So kam es in der Vergangenheit häufiger vor, dass aufgrund hoher Bestände oder niedriger Nachfrage einzelne Artikel länger als die intern vorgegebene Zeitspanne gelagert wurden. Diese Lebensmittel wurden entweder entsorgt oder den Einzelhändlern mit einem Preisnachlass angeboten. Diese Tatsache hatte eine unbefriedigend hohe Abschriftenquote zur Folge. Die manuell kaum noch zu bewältigenden Routineaufgaben der Disponenten und der hohe Wert der Abschriften legten die Investition in ein intelligentes Bestandsmanagementsystem nahe.

Bestände optimal reduzieren

Bei dem in den letzten Jahren stark expandierenden Discounter Denner entpuppten sich die stetig steigenden Lagerbestände als Wachstumsbremse, die es zu lösen galt. Denner ist, nach Migros und Coop, das drittgrößte Unternehmen im schweizerischen Lebensmitteleinzelhandel. Zur Denner AG mit Sitz in Zürich gehören rd. 470 eigene Supermärkte sowie 320 unabhängige Einzelhändler, die vom Unternehmen beliefert werden und unter dem Namen „Denner Satellit“ am Markt auftreten. Von den rd. 1.950 Artikeln des täglichen Bedarfs sind 75 Prozent Markenartikel, 25 Prozent werden unter der Eigenmarke „Denner“ angeboten. Ergänzt wird das Sortiment durch zeitlich begrenzt angebotene Aktionsware.

Drei Verteilzentren für Hartwaren und zwei für Frischeprodukte beliefern die Filialen. „Ein Unternehmen wie Denner stößt ohne eine Bestandsoptimierungssoftware schnell an Grenzen bei der Lagerhaltung. Insbesondere bei Volumenartikeln wie Getränken oder Toilettenpapier versuchen wir, die bestehenden Verteilzentren mithilfe eines neuen Prognose- und Dispo-Tools optimal zu nutzen und so teure Erweiterungen zu vermeiden. Dazu gehört auch, die Bestände auf ein optimales Maß zu reduzieren“, erklärt Christian Schmid, Leiter Logistics Services bei Denner.

Der süddeutsche Lebensmittelgroßhändler Okle konnte mit einer Add-on-Software seine Lagerbestände senken.

Neben der Kapazitätsfrage stellt auch das Bestandsmanagement mit Aktionsware eine Herausforderung dar. „Dafür benötigen wir kluge Köpfe, sprich das fachliche Know-how unserer Disponenten. Ohne eine Bestandsoptimierungs-Software, die sie von Routineaufgaben entlastet, fehlt ihnen jedoch die Zeit dafür“, so Schmid. Trockensortimente mit hohem Bedarf an Prognosegüte wie Kosmetikartikel, Spirituosen und Zigaretten disponiert Denner deshalb seit Anfang des Jahres mithilfe eines Add-on- Systems vollautomatisch. Weitere Sortimente sollen folgen. Wie die Beispiele Okle und Denner zeigen, ist die Bestandsoptimierung immer ein wichtiges Thema in der Lebensmittelindustrie. Dennoch produzieren Unternehmen nach wie vor nach größtmöglicher Fertigungskapazität und nicht nach dem tatsächlichen Bedarf. Der Wunsch nach großen Fertigungslosen und der Servicegedanke: „Wir haben alles auf Lager“ lässt die Lagerbestände wachsen.

Das Verhalten der Einzelhändler, keine hohen Warenbestände vorzuhalten, in immer kleineren Losen zu bestellen und gleichzeitig kürzeste Lieferzeiten zu verlangen, beeinflusst die Bestandsführung der Lieferanten. Sicherheitsbedenken, mangelnde Dispositionsqualität, unrealistische Absatzplanung und darüber hinaus ein unzureichender Informationsfluss entlang der Lieferkette werden oft von Handelsunternehmen als interne Faktoren identifiziert. In der Praxis kann es an geeigneten Werkzeugen fehlen, um die möglichen Schwachstellen zu beseitigen. Zwar verfügen die meisten Unternehmen über ein ERP-System mit allen relevanten Daten. Dieses ist oft jedoch nicht in der Lage, die benötigten Planungsinformationen ausreichend miteinander zu verknüpfen und mit der für ein optimales Supply Chain Management (SCM) optimalen Transparenz zu liefern.

Automatische Bestellvorschläge

Eine kostengünstige Alternative zu einem neuen, umfassenden SCM-System bieten Add-on-Lösungen. Eine Software wie „add One Bestandsoptimierung“ von Inform ergänzt die vorhandene EDV mit Prognoseverfahren auf Basis mathematischer Algorithmen. Mithilfe dieser Prognoseergebnisse kann dann eine kostenorientierte Optimierung der Bestellmengen erfolgen.

Bei Okle und Denner werden die relevanten Prognose- und Bestandsdaten des ERP-Systems über Nacht an die Add-on-Software übertragen und verarbeitet. Durch grafische Darstellung der Bedarfs- und Bestandsverläufe werden die Bestände transparent. Bestellzeitpunkt und -mengen werden nach Kostengesichtspunkten optimiert mit dem Ziel bedarfsgerechter Lagermengen. Am nächsten Morgen erhalten die Disponenten fertige Bestellvorschläge, die sie bestätigen oder auch manuell weiterbearbeiten können.

Die Erstellung von Bestellvorschlägen bis hin zur automatischen Bestellung entlastet die Disponenten von Routineaufgaben. Damit steht ihnen mehr Zeit für spezielle Aufgaben zum Beispiel im Bereich des Category Managements zur Verfügung. Auch bei Okle verschiebt sich das Arbeitsfeld der Disponenten von der reinen Bedarfsplanung zur komplexen Sortimentsanalyse und der Auswahl von Produkten. Hinzu kommt eine deutliche Senkung der Lagerbestände – bei bestehender Warenverfügbarkeit.

Nach einem Jahr mit der Add-on-Software verbuchte Okle eine Reduzierung der Bestände um 12 Prozent – mit steigender Tendenz. „Die niedrigen Bestände, bei hoher Verfügbarkeit und die Erhöhung des Servicegrades kommen auch unseren Kunden zugute“, fasst Hans-Philipp Okle, Geschäftsführender Gesellschafter der Okle Gruppe, zusammen.

Fotos: Denner (1) und Okle (1)

Autor Ludger Schuh ist Leiter Geschäftsbereich Inventory & Supply Chain bei der Inform GmbH.