„Wie viele andere Unternehmen haben auch wir unsere Personalplanungen früher mit Hilfe einer Excel-Tabelle manuell vorgenommen, was immer sehr aufwendig war“, sagt Frank Schäfer, Inhaber und Gründer der Agentur Telepunkt Marketing. Die erstellten Pläne hingen bei dem für die Einteilung verantwortlichen Mitarbeiter aus, was in dem Büro für viel Trubel sorgte. „Wenn 16 Mitarbeiter immer wieder in ein Büro kommen, um sich ihren Dienstplan anzusehen und dann Unmut über ihre Einteilung oder Wünsche für die nächsten Schichten äußern, lenkt das natürlich von den eigentlichen Aufgaben ab“, gibt Schäfer zu. Hinzu kamen rund 50 Anrufe von Mitarbeitern pro Woche, die Fragen zu ihrem Dienstplan beantwortet haben wollten. Auch kam es vor, dass Angestellte gar nicht oder zum falschen Dienst erschienen, da sie ihre richtige Einteilung nicht mehr im Kopf hatten.
Mit der App haben alle Mitarbeiter stets den Überblick über ihre Dienst- und Urlaubsplanung.
Frank Schäfer
Mit der Smartphone-App sind diese Situationen Vergangenheit: „Alle Mitarbeiter haben ab sofort immer und überall den Überblick über ihre Dienst- und Urlaubsplanung“, sagt Schäfer. Bei Telepunkt Marketing ist es üblich, dass derjenige Mitarbeiter seinen Urlaub bekommt, der diesen als Erster per App eingetragen hat. Das ist mittels eines Zeitstempels nachvollziehbar und bietet den Vorteil, dass alle weiteren Teammitglieder den Eintrag in Echtzeit sehen sowie sich daran orientieren können. „Das wiederum erleichtert die Urlaubsplanung für mich“, bestätigt Schäfer. Ebenso lassen sich Wunsch- und Sperrzeiten über die App eintragen. Somit ist jederzeit transparent, wer an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten bevorzugt beziehungsweise nicht arbeiten würde. Nachträgliche Änderungswünsche werden vereinfacht und Diskussionen obsolet.
Personalkosten und Krankheitstage gesenkt
Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter über die App schnell Änderungen kommunizieren. Bei Krankheit oder Schichttausch kann der zuständige Personalleiter so auf dem kurzen Weg informiert werden. Die Erfahrung zeigt, dass durch die transparente Kommunikation und die aktive Mitgestaltung der Mitarbeiter bei der Dienstplanung die Anzahl der Krankheitstage zurückgehen, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und somit Personalkosten eingespart werden.
Möchten Mitarbeiter zum Beispiel im Krankheitsfall eine Schicht tauschen, kann der Schichtleiter direkt über die App informiert werden. (Foto: MEP24 Software GmbH)
Die App basiert auf der automatisierten Personalplanungssoftware von Mep 24. Das System erfordert laut Karl-Adolf Gerstenecker, Geschäftsführer des Softwareentwicklers, lediglich die Eingabe der Grundpläne: „Das Programm schreibt diese dann automatisch für die Zukunft fort.“ Kurzfristige Änderungen können per „Drag and Drop“ vorgenommen werden. Dabei ist irrelevant, wie viele Mitarbeiter ein Betrieb hat. „Software plus App sind sowohl auf eine Apotheke mit drei Angestellten als auch auf Ketten mit mehreren Einzelhandelsfilialen ausgelegt“, erklärt Gerstenecker. Zudem sind Software und App individuell an die jeweilige Unternehmensstruktur anpassbar.
Den Umgang mit der App versucht Mep 24 den Kunden zu erleichtern: Dazu gibt es einen Service, der von Schulungen über das Internet bis hin zur Support-Hotline reicht, bei dem Mitarbeiter Anwendern mit Rat zur Seite stehen. Das Angebot wird angenommen: Bisher wurde die App mehr als 2.500 Mal in verschiedenen Branchen und Unternehmensformen installiert.
Autorin Julia Rummel arbeitet als freie Redakteurin in München.
Fotos (3): Frank Schaefer e.K. / Telepunkt Marketing (2), Mep 24 Software GmbH (1)
Weitere Informationen: www.telepunkt.de und www.mep24software.de