Optimierung der Warenplanung – das Ende vieler Excel-Listen

Seit drei Jahren betreibt Hachmeister + Partner (h + p) neben Consulting und Benchmarking auch die Geschäftssparte Solutions, die sich IT-Lösungen und -Dienstleistungen für den Mittelstand von Handel und Industrie widmet. Eine dieser Lösungen ist „eVolution Retail Planning“, ein Tool zur Optimierung der Warenplanung und -einsteuerung sowie für bedarfsgerechtes In-Season-Management.

Engelhorn in Mannheim setzt die Software seit Anfang 2022 ein.
Foto: Engelhorn

Es ist für den Mode-, Sport- und Lifestylehandel – die Kernkompetenz des ostwestfälischen Dienstleisters – optimiert, könne aber auch auf andere Retailbranchen adaptiert und customized werden, melden die Bielefelder.

Mobiles Arbeiten möglich

Engelhorn in Mannheim setzt die Software seit Anfang 2022 ein. Vor gut zwei Jahren ging man gemeinsam in einen Prozess, der mit Konzept-Workshops startete. „Wir hatten bereits ein System von Mobimedia im Einsatz“, berichtet Vesna Adamovic, Head of Planning & Buying Operations bei Engelhorn, und ergänzt: „In den letzten Jahren hat sich bei uns, wie bei vielen anderen auch, der Trend zum mobilen Arbeiten verstärkt. Über VPN mit mehreren Usern gleichzeitig in dem System zu agieren, war nicht möglich. Daraus leitete sich einer unserer Innovationsansprüche ab: Das neue Software-as-a-Service-Tool ist webbasiert; benötigt wird lediglich ein Internetzugang sowie Browser, die Planung lässt sich von überall durchführen.

Alle freigeschalteten Nutzer, ob mit Schreib- oder auch nur Leserechten, können gleichzeitig und von unterwegs darauf zugreifen“, lautet einer der Mehrwerte, zu dem „eine hohe, abteilungsübergreifende Transparenz“ gehört. Doch damit für Engelhorn nicht genug: „Wir wollten zugleich alle unsere Sortimentsbereiche – von Fashion über Beauty bis hin zu Sport-Hartwaren –, unsere sieben unterschiedlichen stationären Filialen und den Onlineshop vereinheitlicht in ein agiles Planungstool integrieren, ohne unseren Excellence-Anspruch zu vernachlässigen. Und wir wollten unsere Warenflüsse innerhalb der Saisons noch genauer und damit wirtschaftlich erfolgreicher steuern können“, nennt die Engelhorn-Fachfrau die weiteren Ziele.

Hohe Flexibilität

So gestaltet sich das Arbeiten mit der Software: „Wir starten die Planung Top Line. Das heißt, die Geschäftsleitung fügt die Umsatzziele samt Filialvorgaben für das gesamte Geschäftsjahr, das bei uns von März bis Februar geht, in die Planung ein“, erklärt Vesna Adamovic. Grundsätzlich wäre im System aber auch eine Bottom-up-Abfolge möglich. Bei Engelhorn geht es mit den beiden Bereichsleitern Mode und Sport weiter, die die Vorgabewerte in Kategorien aufteilen, beispielsweise DOB und HAKA in der Mode oder Outdoor im Sport.

Die Kreativeinkäufer:innen wiederum steigen ab der Verkaufsbereichsplanung ein, mit der quadratmetergenaue Flächenzuordnungen erfolgen. Das Besondere: Mode und Sport können in verschiedenen Pfaden geplant werden, in manchen Sport-Segmenten folgt auf die Warengruppen- die Markenplanung, in der Mode ist es in der Reihenfolge umgekehrt. Dann geht es an die konkreten Limite. In Wert oder Stückzahl planen? Beides geht.

Dank einer Verteilungsfunktion, h + p nennt sie Splashing, muss nicht jeder Planwert einzeln eingetragen werden. Das System verteilt die Zahlen auf Wunsch beziehungsweise Knopfdruck anhand der Struktur der Plan- oder Vorjahreswerte. Engelhorn nutzt diese Splashing-Funktion auch, um die Geschäftsjahres-Planzahlen in die zeitlich anders gestaffelten Saisons zu transformieren. „Auf Basis von Excel-Listen war das in der Vergangenheit sehr komplex. Generell lautete eines der Ziele, so viele Excel-Listen wie möglich abzulösen“, so Manuel Bruhn-Morwinski, Principal bei Hachmeister + Partner. Vesna Adamovic von Engelhorn bestätigt: „Die Zeitersparnis ist enorm. Es ist kein Abtippen, Kopieren, Exportieren und Zusammenführen aus verschiedenen Listen mehr nötig.“

Unter anderem findet auch die Order-Erfassung durch die Einkäufer – welche Aufträge sie bei welchen Lieferanten mit welchen Einkaufsvolumina, UVP und Lieferterminen geordert haben – über das Tool statt. Das macht einen einfachen Vororderabgleich mit den Plandaten möglich. Hat man genügend Hemden geordert? Auch den Einkäufern selbst geht auf Messen und in den Showrooms damit der Überblick nicht verloren.

Permanente Hochrechnung

Zentrale Bedeutung hat zudem das sog. OTB- Forecasting, mit dem man sich bei Engelhorn mehrfach monatlich beschäftigt. Das Kürzel OTB steht für open to buy, also freie Limite zum Warennachkauf während der Saison. Der im Verkauf erzielte Umsatz und die Kalkulation, der Bruttorohertrag, die LUG, die Abschriften und Retouren – all diese KPI (Key Performance Indicators) sind jederzeit einsehbar – auch im Vergleich zu den Vorjahren, um passgenau zu handeln.

Wie werden die Abverkaufsquoten und der Bestand am Ende des Monats oder der Saison sein? Auch das sind Fragen, die das Tool beantwortet, wobei die Daten vom Forecast wieder in die neuerliche Planung übernommen werden können und umgekehrt.

„Das Tool beinhaltet alle Informationen, die wir benötigen“, freut sich Vesna Adamovic. Dazu zählen auch die Lieferanten-Businesspläne für das Kooperationsmanagement, die jederzeit per Klick generierbar sind. Ebenso können die h + p- Benchmarks abgebildet werden – das Unternehmen aus Ostwestfalen verfügt über einen Datenpool aus der Mode- und Lifestylebranche, der mehr als acht Mrd. Euro Einzelhandelsumsatz repräsentiert.

„Insofern werden durch das Tool auch das Reporting und Controlling vereinfacht beziehungsweise qualitativ aufgewertet“, betont Manuel Bruhn-Morwinski. Er fügt, last, but not least, hinzu: „Wir haben das Tool für Engelhorn sehr detailreich, aber dennoch höchst flexibel konfiguriert. Für Unternehmen mit weniger komplexen Strukturen ist auch ein Downsizing, also eine Vereinfachung möglich.“