Im Fokus der Betriebsprüfung beim Modegeschäft Mäntelhaus Kaiser in Hannover stand die Umsatzsteuer. Entsprechend wurden auch die Kassendaten geprüft. Für die Archivierung von Finanzbuchhaltungs- und Kassendaten nutzt der Händler das Datenarchiv „Opti.List.“ der Hsp Handels-Software-Partner GmbH aus Hamburg, für die Verfahrensdokumentation nach GoBD „Opti.Tax“. Für die Prüfung ist relevant, dass nicht nur die Einzeldaten vorgehalten werden, sondern auch Kassenbons, Tagessummen und Stammdaten lückenlos im Datenarchiv vorhanden sind. Untersucht wird auch die Vollständigkeit von Kassenjournal, Bonkopf und Bonpositionen, Bon-Zahlungsarten sowie die Stammdaten wie Zahlungsarten, Warengruppen, Kassenstamm, Steuerschlüssel und Steuersätze. Das Mäntelhaus archiviert all diese Daten monatlich.
Das gesamte Kassenmaterial diente der IDEA-Prüfsoftware der Finanzverwaltung dazu, bestimmte Prozesse auszuführen, um etwaige Auffälligkeiten zu finden. Den Mittelpunkt der Prüfung bildeten bei Mäntelhaus Kaiser die „Nullbons“. Diese werden erzeugt, wenn sich die Kasse öffnet, ohne dass ein Verkaufsvorgang oder sonstiger Vorgang ausgelöst wurde.
Zudem wurden die Umsätze gemäß Steuerschlüssel mit den Bilanzdaten verprobt. „Tatsächlich hatten wir einmal für einige Monate einen falschen Steuerschlüssel verwendet. Dazu hatten wir aber die Fehlerprotokolle aufbewahrt“, erinnert sich Stefan Hamm, Leiter Rechnungswesen im Mäntelhaus Kaiser. Die Daten wurden mit den mathematischen Methoden Benford und Chi-Quadrat geprüft. Die Analyse der Bon-Nummern ermittelte eine Lücke, verursacht durch einen Kassenabsturz. „Das Programm hatte sich die Bonnummer reserviert, der Bon ist aber nicht abgeschlossen worden. An diesem Tag gab es aber keine Differenzen bei der Abrechnung“ so Hamm. Da das Warenwirtschaftssystem nach Eingabe einer Bonnummer den entsprechenden Bon anzeigen kann, konnte bewiesen werden, dass das zur Verfügung gestellte Datenmaterial mit dem Produktivsystem übereinstimmt.
Die Kassennachschau
Ziel der Kassennachschau ist es, Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen zu erschweren. Die Finanzverwaltung kann eine solche unangekündigte Betriebsprüfung durchführen, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Einnahmen und -ausgaben nachzuvollziehen. Eingeführt wurde die Kassennachschau durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ im Dezember 2016.
Neu ist die sogenannte Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Hat die Kasse keine Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung oder werden die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, korrekt und zeitgerecht geordnet, ist dies bereits ordnungswidrig, ebenso wenn die Daten nicht richtig geschützt werden, weil eine Zertifizierung fehlt. Ab 2020 drohen dafür Geldbußen bis zu 25.000 Euro Geldbuße. Die Betriebsprüfungen basieren darüber hinaus auf der GoBD, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, die u. a. die elektronische Aufzeichnung der Barerlöse regeln und die Verfahren dokumentieren.
Geprüft wird der GoBD-Export, zu dem die Sicherstellung der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Auswertbarkeit der Daten gehören. Kontrolliert wird außerdem, ob die Daten unverändert sind. Mithilfe spezieller Tools zur Archivierung der Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung, die auch als das geforderte Speichermodul und digitale Schnittstelle zur Archivierung der Kassendaten fungieren, können Unternehmen die Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen. Die Daten im Beschreibungsstandard sind im Fall einer kurzfristigen Kassennachschau sofort verfügbar.