„Inventuren gelten immer noch als lästige Pflicht, die man einmal im Jahr für den Jahresabschluss erfüllen muss. Oftmals wird dabei der Mehrwert für eine gut funktionierende Warenwirtschaft übersehen“, sagt Frank Tillmann, Geschäftsführer des Inventurdienstleisters RGIS Deutschland, Essen. Zum Beispiel helfen Inventuren, Out-of-Stock-Situationen zu verringern.
Oft wird der Mehrwert einer Inventur für eine gut funktionierende Warenwirtschaft übersehen.
Frank TillmannIn Verbindung mit Leistungen wie „Raumplanung“ können Inventuren wichtige Erkenntnisse über Sortimente und Lieferanten liefern. Dabei vermessen Mitarbeiter parallel zur Inventur die Regale und Aufbauten und aktualisieren damit den Ladenplan. Die Informationen der Inventur werden mit dem Ladenplan „verheiratet“ und auf Wunsch mit Fotos der Waren angereichert. Damit kann auch das Hauptquartier detaillierte Kenntnisse über den Einzelmarkt und seine Sortimente erhalten. Dies ermöglicht es, die Märkte zu vergleichen und Gründe für besonders schlechte oder gute Verkäufe zu identifizieren, soweit diese etwa in der Platzierung der Ware liegen.
In einem Kundenportal lassen sich Inventur und Inventurfortschritt live verfolgen.
Marcus LengfeldEin Mythos ist laut der Anbieter von Inventurleistungen die Annahme, dass der Einsatz eigener Mitarbeiter, die „sowieso da sind“, günstiger sei als der Einsatz von Inventurspezialisten. „Dabei wird übersehen, dass das eigene Personal in der Zeit, in der es mit der Inventur beschäftigt ist, seiner eigentlichen Tätigkeit, dem Verkaufen, nicht nachkommen kann und dass Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge anfallen. Ich würde mir deshalb häufiger einen objektiveren Ansatz der Kostenrechnung ‚Eigeninventur versus Fremdinventur‘ wünschen“, so Tillmann.
Altware identifizieren
Für den stationären Handel, der mit Online-Anbietern konkurriert, sind exakte Bestandsdaten mehr denn je notwendig. „Händler, die jährlich zwei oder drei Inventuren durchführen, haben geringere Inventurdifferenzen und einen optimierten, genaueren Bestand als Kunden, die nur eine Inventur pro Jahr machen“, so das Argument von Marcus Lengfeld, Managing Director von Orridge Inventory Service, Bonn. Nach seinen Erfahrungen tragen qualitativ hochwertige Inventuren nicht nur dazu bei, Bestände von Fehlbuchungen zu bereinigen, sondern auch, Altware zu identifizieren und zu entsorgen. Zusätzliche Reports unterstützen dies, sodass alte Saisonware für Outlets aussortiert oder Ware, die sich im Lager, aber nicht im Verkauf befindet, in die Verkaufsfläche nachsortiert werden kann. „Unsere Kunden können zudem in unserem Internet-Kundenportal alle Inventurergebnisse, Reports etc. in Echtzeit einsehen und sogar die Inventur und den Inventurfortschritt live verfolgen. Damit wird unsere Inventur für die Kunden komplett durchsichtig, und sie können jederzeitin die Inventurprozesse eingreifen“, erläutert Lengfeld.
Regeln und Abfolgen
Der Ablauf eines Inventurprojekts erfolgt meist nach bewährten Regeln und Abfolgen. „In einem Erstgespräch machen wir uns ein Bild von den Bedürfnissen des potenziellen Kunden und beschreiben im Detail unseren Lösungsansatz. Dann kommen die IT-Bereiche ins Spiel. Es werden systemseitig alle Anforderungen geklärt. Während unsere IT ein kundenindividuelles Programm erstellt, das sowohl den Kunden als auch den Wirtschaftsprüfer zufriedenstellt, laufen parallel die Preisverhandlungen und die Vertragsgestaltung“, erklärt RGIS-Geschäftsführer Tillmann die Vorgehensweise.
Mit einer Stichprobeninventur lässt sich der Zählaufwand um etwa 95 Prozent senken.
Jörg ÖkonomouIst das Programm erstellt, erfolgt ein Test in einer Filiale des Kunden. Anschließend werden die Termine abgestimmt und der Inventurdurchgang geplant und in sogenannten Inventuranweisungen alle Ablaufdetails festgelegt. „Ist die gesamte Tour geplant, erfolgen die Vorbesuche unserer Inventurleiter. Hierbei wird die anstehende Inventur im Detail durchgesprochen. Dazu zählt die Vorbereitung der Filiale, aber auch die Festlegung der Abläufe und Zeiten.“ Am Inventurtag erfolgt zum Start noch ein Briefing der Mannschaft durch den Inventurleiter. Danach wird der Warenbestand des Marktes erfasst. Ist die Inventur abgeschlossen, werden die Daten ins System des Kunden eingespielt.
Zur Vorgehensweise von Orridge Inventory Service gehört zudem das Angebot von Testinventuren, die dazu dienen, „dass der Kunde unsere Dienstleistung vorab kennenlernt und wir unseren Kalkulationsansatz überprüfen können. Außerdem garantieren wir auf diese Weise eine nahtlose Integration unserer Technologie in das Warenwirtschaftssystem des Kundens und können bei Bedarf die Inhalte unserer Reports anpassen“, so Orridge-Geschäftsführer Lengfeld.
Foto: RGIS
Weitere Informationen: redaktion@ehi.org
Stichprobeninventuren
Deutliche Minimierung des Zählaufwands
Stat Control, Hamburg, fokussiert sich auf statistische Verfahren zur Inventurerleichterung und Bestandskontrolle unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben, der Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und der betrieblichen Erfordernisse.
„Mit einer Stichprobeninventur lässt sich der Zählaufwand um etwa 95 Prozent senken. Werden Differenzen festgestellt, können intensivere Kontrollzählungen erfolgen“, erklärt Firmenchef Jörg Ökonomou. Spezielle testierte Module für MDE-Geräte, Tablets und Smartphones unterstützen die papierlose Aufnahme der Stichproben.
Grundsätzlich gilt, dass für die Stichprobeninventur eine gewisse Bestandsgenauigkeit und eine zuverlässige Bestandsfortschreibung erforderlich sind. Das sei in einem Lager meist der Fall. Aber auch hier gebe es Unterschiede: Hochregalläger und automatische Läger eignen sich eher für einen sogenannten Sequenzialtest, bei dem eine kleine Anzahl an Stichproben durch physisches Zählen geprüft wird. Das bedeutet höhere Bestandssicherheit bei geringem Zählaufwand. Konventionelle Bereiche, in denen auch kommissioniert wird, sind dagegen eher für Hochrechenverfahren geeignet, die zwar einen höheren Zählaufwand erfordern, dafür aber größere Soll-Ist-Toleranzen zulassen.
Speziallösungen fürs Bestandsmanagement
Bestandsoptimierungs-Software hilft Handelsunternehmen, ihren Lagervorrat dem tatsächlichen Bedarf anzupassen. Der IT kommt dabei eine wesentliche Bedeutung zu. Neben vielfach eingesetzten Standard-ERP-Systemen empfiehlt sich mancherorts die Implementierung neuer Speziallösungen.