Die Mitarbeiter optimal informieren

Der Hörgeräte-Spezialist Kind aus Großburgwedel bei Hannover, ein Unternehmen mit Produktionsbetrieb plus Hörgerätakustiker-Fachgeschäften, hat ein IT-unterstütztes Mitarbeiter-Portal eingeführt. Das Projekt ist Teil einer technologischen Neuausrichtung. Laut Rosa Meyerhoff, Teamleiterin Online-Marketing bei Kind, geht es dabei um „die Digitalisierung der kompletten Prozesskette.“ Aufgrund des beratungsintensiven Geschäftsmodells hat bei Kind eine schnelle, umfassende Information der Mitarbeiter in den Fachgeschäften hohe Priorität.

Das Mitarbeiter-Portal, auf das via Intranet zugegriffen werden kann, wurde zunächst in 30 Kind-Geschäften getestet. Dabei wurden die Inhalte definiert und die Plattform schrittweise um zusätzliche Funktionalitäten ergänzt. Der komplette Rollout des Mitarbeiter-Portals wurde inzwischen realisiert. Das Portal basiert auf dem System „SharePoint“, einer webbasierten Kollaborationsplatform von Microsoft, die u.a. das Verwalten von Projekten, Team-Webseiten, Blogs und eben auch Intranetportalen unterstützt. „Die Mitarbeiter in unseren Fachgeschäften erhalten über dieses Portal alle fürs Tagesgeschäft wichtigen Informationen wie Details zu Produkten, Prozessen und Strukturen im Unternehmen. Außerdem können hier Informationen zu Ansprechpartnern oder auch Formulare hinterlegt werden“, erklärt Rosa Meyerhoff. Auch eine Übertragung von Videos zur Verdeutlichung von Arbeitsabläufen oder zur Vermittlung von Informationen an die Fachgeschäfte ist möglich.

Integriertes E-Learning

Über das Mitarbeiter-Portal sind weitere Systeme erreichbar, u. a. ein Helpdesk für Fachfragen, des Weiteren die Möglichkeit, Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen über ein eigenes System an die Personalabteilung zu übergeben oder ein Kalender mit internen Terminen wie Fortbildungsveranstaltungen. Das Mitarbeiter-Portal ist zudem verbunden mit einem E-Learning-System. Dieses vermittelt Informationen zum Umgang mit dem Kunden und bietet Produktinformationen sowie eine Software, die bei der Einstellung von Hörgeräten zum Einsatz kommt.

Schnelle Ladezeiten und Bedienerfreundlichkeit waren die zentralen Anforderungen an die Lösung. Zu den Herausforderungen gehörte – und gehört heute noch – die Mehrsprachigkeit des Systems. „Kind ist in 14 Ländern aktiv. Aktuell laufen die Übersetzungsarbeiten für den Einsatz im polnischen Markt“, sagt Meyerhoff. Die komplette Kommunikation aus der Zentrale hin bis zu den Mitarbeitern der Fachgeschäfte sei durch die neue Lösung auf ein neues Niveau gehoben worden und funktioniere nun deutlich schneller und flexibler als zuvor. IT-Partner von Kind ist das Unternehmen Implexis aus Nürnberg, ein Spezialist für durchgängige Business-Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien. Grundlage der Lösungen sind „Microsoft Dynamics AX“ sowie „SharePoint“- und „.Net“-Technologien in Verbindung mit Microsoft-Server-Infrastrukturen. 

Individualisierte Prozesse

Zu den Aufgaben von Implexis gehörte die Einführung des ERP-Systems „Microsoft Dynamics AX“ im Jahr 2011. Das System kann laut Implexis auch die Kind-typischen stark individualisierten Prozesse abbilden. Dazu gehören beispielsweise ein komplexes Vertragswesen, die Abrechnung mit unterschiedlichen Kostenträgern und die Berücksichtigung von zu leistenden Eigenanteilen der Kunden. „Die branchenspezifischen Besonderheiten beim Hörgeräteverkauf sind enorm“, sagt Ralf Bußmann, Business Unit Manager Collaboration & Custom Solutions bei Implexis. „Für jeden Auftrag werden zumeist mehrere Rechnungen fällig, etwa für Krankenkassen, private Zusatzversicherungen, Berufsgenossenschaften und den Kunden selbst. Bei einer Rückgabe wird dieser Prozess in seiner vollen Komplexität in umgekehrter Richtung abgewickelt. Dies gehört bei keiner Unternehmenssoftware zum Standard. Deshalb waren Anpassungen unvermeidlich.“

Die in der Microsoft-Lösung bereits vorhandenen Schnittstellen erleichterten die Systemintegration und die Anbindung an Bereiche wie Finanzbuchhaltung (Fibu), Auftragsbearbeitung, Technik und Logistik. Die Systeme in den Fachgeschäften, darunter auch das neue Mitarbeiter-Portal, sind über die Integrationsplattform „Microsoft BizTalk Server“ integriert. „Dieser funktioniert wie eine Art Datendrehkreuz, das den Datenfluss aus dem ERP-System in die jeweiligen Fachgeschäfte gewährleistet“, erläutert Bußmann. Eine weitere Anbindung besteht zum Portalsystem „Microsoft SharePoint-Server“, das vor allem als Intranet- und Dokumenten-Management-Lösung eingesetzt wird. Zu den größten Fortschritten der technologischen Neuausrichtung bei Kind gehören transparentere Informationen, verlässlichere Zahlen sowie als Folge eine reduzierte Lagerhaltung und damit eine verringerte Kapitalbindung. Auch die Auftragsbearbeitung hat sich nach Unternehmensangaben beschleunigt.

Zu den Zukunftsprojekten gehört vor allem die Nutzung vorhandener Daten zur Analyse und Intensivierung der Kundenbeziehungen. Das Hörgerät-Business ist laut Kind einerseits an einen intensiven Service gekoppelt, bei dem eine große Datenmenge anfällt. Andererseits vergehen bis zu einer Neu- oder Ersatzanschaffung bei gesetzlich Versicherten bis zu sechs Jahre. „Eine Software muss die Bemühungen unterstützen, in diesem Zeitraum den Kontakt zum Kunden zu halten“, fasst Bußmann zusammen.

Foto: Kind

Weitere Informationen: www.kind.com/de und www.implexis-solutions.com