SEPA-Überweisungen können bereits seit 2008 durchgeführt werden. Genutzt werden sie bislang jedoch kaum. Laut der Deutschen Bundesbank lag der SEPA-Anteil bei Überweisungen in Deutschland im 1. Halbjahr 2012 lediglich bei 6 Prozent. Im Euro-Raum machten SEPA-Überweisungen immerhin schon knapp 30 Prozent aus. Bei Lastschriften betrug der SEPA-Anteil allerdings nicht einmal 1 Prozent. Diese Zahlen verdeutlichen, dass SEPA ohne gesetzliche Vorschriften bislang, wenn überhaupt, nur für internationale Überweisungen genutzt wird. Für den nationalen Zahlungsverkehr sowie für Lastschriftverfahren werden weiterhin die gewohnten Methoden genutzt.
Die Idee hinter SEPA: Wie bei der Euro-Einführung sollen einheitliche Standards nun auch den Zahlungsverkehr innerhalb von Europa vereinfachen und den grenzüberschreitenden Handel fördern. Zudem sollen durch die zukünftig verbindlichen Vorschriften überhöhte Gebühren für Auslandsüberweisungen verhindert und Fehlerquoten gesenkt werden. In der Single Euro Payment Area (SEPA), der 32 Länder angehören, gibt es dann keine Unterschiede mehr zwischen In- und Auslandstransaktionen.
Für Händler und Unternehmen mit einem hohen Anteil an länderübergreifendem Zahlungsverkehr werden die Neuerungen durchaus Vorteile bringen, sobald die internen Systeme entsprechend umgestellt wurden. Beispielsweise können sie den Euro-Zahlungsverkehr über ein einziges Konto abwickeln und ihren im europäischen Ausland ansässigen Kundinnen und Kunden die Bezahlung per SEPA-Lastschrift ermöglichen. Jedoch gelten die Vorschriften gleichermaßen für Unternehmen ohne internationale Kunden oder Partner. Folglich müssen sämtliche Konzerne, Mittelständler und Kleinstunternehmen, aber auch Vereine und Gemeinden die zahlreichen Herausforderungen meistern, bevor die Deadline im Februar 2014 greift – ob sie wollen oder nicht.
„Vorteil im internationalen Wettbewerb“
Carl-Ludwig Thiele, Mitglied des Vorstands der Deutschen Bundesbank
SEPA ist wichtig, denn wir schaffen einen einheitlichen Zahlungsverkehrsraum für den Euro, der neben der ganzen EU auch Island, Norwegen, Liechtenstein und die Schweiz umfasst. Europa ist mit mehr als 500 Millionen Einwohnern noch vor den Vereinigten Staaten mit über 300 Millionen Einwohnern der größte Wirtschaftsraum auf der Welt. Wir stehen im Wettbewerb mit anderen Regionen in der Welt. Den leistungsfähigsten Zahlungsverkehrsraum der Welt zu schaffen, ist im internationalen Wettbewerb ein klarer Vorteil. Unternehmen werden die Vorteile von SEPA dann stärker spüren, wenn SEPA für die Verbesserung der Geschäftsprozesse genutzt wird. SEPA als Standardisierungsprojekt im Zahlungsverkehr ist folglich mit der reinen Umstellung auf die SEPA-Verfahren für Überweisungen und Lastschriften noch längst nicht beendet.
Neue Lastschrift-Regelungen
Vor allem in Deutschland gehören Lastschriften per Datenträgeraustauschverfahren (DTA) seit jeher zu den beliebtesten Bezahlmethoden. Insbesondere für den Zahlungsverkehr innerhalb Deutschlands dürfte das derzeitige DTA-Verfahren von vielen Händlern schmerzlich vermisst werden. Das SEPA-Mandat ist wesentlich umfangreicher und benötigt viele neue Informationen, die in den bislang üblichen Einzugsermächtigungen nicht enthalten sind. Die Liste an Vorgaben für das neue Basis-Lastschriftverfahren ist lang. Unter anderem muss eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragt und in den Stammdaten hinterlegt werden. Angaben, wann eine Lastschrift beginnt bzw. endet, sind ebenfalls obligatorisch. Außerdem muss den Debitoren 14 Tage vor der Lastschrift eine Benachrichtigung über den Betrag und den Zeitpunkt der Lastschrift per E-Mail, Brief oder Fax zugesandt werden, was zu Liquiditätsproblemen führen kann. Einzelregelungen mit den Kunden zur Verkürzung dieser Frist beispielsweise in den AGBs sind allerdings denkbar. Und da über die Form der Benachrichtigung keine Vorgaben vorliegen, kann die sogenannte Pre-Notification theoretisch über die normale Rechnung erfolgen.
Neu ist auch, dass sich der Raum für den Verwendungszweck von bisher maximal 378 auf künftig nur noch 140 Zeichen verringert. Ein großes Problem vor allem für den Online-Handel ist, dass – nach derzeitigem Stand – sowohl bereits bestehende als auch neue Lastschriften zukünftig nur dann Gültigkeit besitzen, wenn eine reale Unterschrift zur Einzugsermächtigung vorliegt. Wer zuvor auf das Einholen der Unterschrift verzichtet hatte, muss die Unterschrift nachträglich einholen. Sonst ist die Einzugsermächtigung nicht SEPA-konform. Um vor allem Online-Händler vor dem Super-Gau zu schützen, wird bereits über Alternativen zur real geleisteten Unterschrift etwa in Form eines „E-Mandats“ nachgedacht.
Wichtig zu wissen ist auch, dass SEPA-Lastschriften, bei denen kein gültiges Mandat vorliegt, bis zu 13 Monate nach dem Belastungstag ohne Angabe von Gründen zurückgegeben werden können. Liegt das unterschriebene Mandat vor, beträgt die Frist 8 Wochen. Vorerst anscheinend aufatmen können dagegen Händler, die ihren Umsatz mit Lastschriften am POS machen. Denn elektronische Lastschriftverfahren (ELV), bei denen an der Ladenkasse mittels einer Zahlkarte eine vom Kunden unterzeichnete Einzugsermächtigung und ein Datensatz zum Einzug der Lastschrift generiert werden, sind von der neuen Regelung ausgenommen. Hier greifen die SEPA-Vorschriften erst 2016.
„Investitionen in Zeit und Geld“
Oliver Hüttig, Vorstand des Beratungsunter-nehmens Cocus AG
Das gesamte SEPA-Thema ist äußerst komplex und nicht nur für die IT und die Verwaltung relevant. Wer sich oberflächlich mit dem Thema beschäftigt, macht schnell Fehler und übersieht zudem die Vorteile, die SEPA durchaus bietet. Einige Unternehmen, die sich gegen SEPA sträuben, könnten durchaus davon profitieren. Im Prinzip kann man die SEPA-Einführung in einem Unternehmen mit einer Steuererklärung vergleichen. Ohne das entsprechende Wissen kommt man schnell in Teufels Küche, weil man aus Unwissenheit die falschen Entscheidungen trifft. Kennt man dagegen alle Rechte und Pflichten, lassen sich wichtige Unternehmensressourcen sparen. Nicht zuletzt deshalb käme auch niemand auf die Idee, sich erst kurz vor Terminfrist mit einer umfangreichen Steuererklärung zu beschäftigen. Da die EU-Vorschriften für alle Unternehmen verpflichtend werden, sind Investitionen in Form von Zeit und Geld letztlich unausweichlich. Zwar gibt es einzelne Ausnahmeregelungen für den Handel wie etwa am POS. Doch selbst in diesem Fall müssen die Händler andere Unternehmensbereiche bis Februar 2014 auf SEPA umstellen. Je länger die Unternehmen mit der Umstellung warten, desto schwieriger wird es, die Herausforderungen neben dem normalen Tagesgeschäft zu bewältigen.
Überlebt die Lastschrift?
Derartige Ausnahmeregelungen und die Tatsache, dass die gesetzlichen Regelungen für den
(Online-)Handel nach 2014 noch nicht in allen Details geklärt sind, geben Händlern die Möglichkeit, über ihre jeweiligen Verbände auf die finale Ausgestaltung der SEPA-Vorschriften Einfluss zu nehmen. Bliebe es bei dem derzeitigen Richtlinien-Entwurf, dürfte die Lastschrift als ein Zahlungsmittel, das aufgrund der geringen Kosten und des hohen Komforts bei Händlern und Verbrauchern gleichermaßen beliebt ist, schon bald der Vergangenheit angehören. Die Ausnahmeregelungen verleiten Händler dazu, das Thema SEPA auf die lange Bank zu schieben.
„Ressourcen rechtzeitig planen“
Ibrahim Karasu, Geschäftsführer des Bereichs Retail Banking und Banktechnologie beim Banken-verband
Ich halte es für leichtfertig, sollten sich Unternehmen erst in letzter Minute mit dem Thema SEPA beschäftigen. Die Umstellung der Zahlverfahren ist je nach Unternehmensgröße ein komplexer Prozess – mit vielen Detailfragen. Bei größeren Unternehmen ist ja nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die Personalabteilung, die IT-Abteilung oder der Vertrieb betroffen. Hier müssen die Ressourcen rechtzeitig geplant werden. Und die Zahl von Experten oder Beratern für dieses Spezialthema ist begrenzt. Die Broschüre des Bankenverbandes „Für 2014 auf SEPA vorbereiten“ finden Sie unter:
Fakt ist jedoch: SEPA kommt ab Februar 2014 per Gesetz und ist für alle Unternehmen relevant. Schließlich beziehen sich selbst die Ausnahmeregelungen nur auf einzelne Bereiche wie die Bezahlung am POS. Das Management der Warenwirtschaftssysteme oder auch die Lohnbuchhaltung müssen auch vom Einzelhändler, der seinen Kunden das Bezahlen über ein EC-Karten-Lesegerät ermöglicht, fristgerecht auf SEPA umgestellt werden. Global Player wie die Deutsche Telekom, bei der allein die jährliche Anzahl an Lastschriften die 300-Millionen-Marke überschreitet, arbeiten schon länger an einer Strategie für eine möglichst reibungslose Umstellung.
Vor den größten Herausforderungen stehen mittelständische Unternehmen, die noch keine geeigneten Maßnahmen eingeleitet haben. Und das sind nicht wenige. Laut verschiedener Umfragen liegt der Anteil der Unternehmen, die sich in Deutschland bereits konkret mit dem Thema SEPA-Umstellung befassen, bei erst 30-45 Prozent. Neben dem fehlenden Bewusstsein, dass SEPA sämtliche Unternehmen betrifft, also auch das eigene, dürfte der hohe Aufwand ein weiterer Grund für die bisherige Untätigkeit von mehr als der Hälfte der Unternehmen sein. Mit den vertrauten Zahlverfahren werden auch bislang noch weit verbreitete Standards und Datenformate der Vergangenheit angehören.
Bisher übliche Kontonummern werden durch eine IBAN (International Bank Account Number) ersetzt, und an die Stelle der Bankleitzahl tritt der BIC. Da Zahlungsdienstleister auch durch die in der IBAN enthaltenen Informationen eindeutig identifizierbar sind, muss der BIC allerdings nur bei inländischen Überweisungen und Lastschriften bis Februar 2014 und bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis Februar 2016 noch zusätzlich zur IBAN angegeben werden. Mit der Aktualisierung der Stammdaten innerhalb der nächsten 12 Monate allein ist es dabei nicht getan. Schließlich müssen alle zahlungsrelevanten Systeme die neuen Informationen einschließlich des neuen XML-Zahlungsformats auf Basis der ISO 20022 XML auch verarbeiten können. Die meisten Unternehmen werden gezwungen sein, einen Großteil ihrer Prozesse und Systeme an die neuen Vorschriften anzupassen. Denn letztlich muss jede Funktion, die in irgendeiner Form mit dem Zahlungsverkehr zu tun hat, überprüft und gegebenenfalls umgestellt werden.
„Gleiche Regeln im Euro-Zahlungsverkehr“
Dr. Ernst Stahl, ibi research an der Universität Regensburg
Neben den sicherlich zum Teil komplexen Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Verfahren – wie die Anpassungen auf die neuen Kontodaten IBAN und BIC bzw. die Anpassung der Systeme – darf nicht übersehen werden, dass SEPA für die Wirtschaft auch erhebliche Vorteile mit sich bringt, die den europäischen Wirtschaftsraum noch wettbewerbsfähiger machen werden. So werden durch SEPA Rechtsunsicherheiten im Zahlungsverkehr beseitigt, der in der EU zum ersten Mal nach gleichen Regeln abläuft. Ferner spielt es keine Rolle mehr, in welchem Land ein Konto geführt wird, da es nur noch einen einheitlichen Währungsraum gibt, in dem Überweisungen innerhalb eines Geschäftstages ausgeführt werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass aufgrund der hohen Transparenz der SEPA-Zahlungsprozesse eine exaktere Liquiditätsplanung und Steuerung in den Unternehmen möglich sind. Und, was auch viele Reisende und Grenzgänger sicher freut: Debit-Karten können EU-weit eingesetzt werden.
Alle Geschäftsbereiche betroffen
Die Umstellung auf SEPA ist also komplex und beschränkt sich nicht allein auf die IT. In den meisten Fällen sind nahezu sämtliche Geschäftsbereiche eines Unternehmens betroffen. Experten raten deshalb zu frühzeitiger Planung, strategischem Vorgehen und klaren Zuordnungen. Im Idealfall ist das Management persönlich dafür verantwortlich, dass die richtigen Prioritäten gesetzt und der Zeitplan eingehalten werden.
Um eine reibungslose Abwicklung des Bankenverkehrs zu garantieren, sollte die Finanzbuchhaltung das Programm für den Zahlungsverkehr frühzeitig anpassen, damit unter anderem die neuen SEPA-XML-Zahlungsformate unternehmensweit verarbeitet werden können. Die IT wiederum muss dafür sorgen, dass die betriebswirtschaftlichen Anforderungen in den bestehenden Systemen umgesetzt werden und gleichzeitig sicherstellen, dass die höheren Anforderungen an Speicherplatz und Performance durch das komplexe XML-Format berücksichtigt werden. Die IT-Systeme müssen auf die bis zu 10-fach höhere Datenflut durch die wesentlich größeren Dateien ausgerichtet werden. Die Leistungsanforderungen an die IT sind vor allem in der Planungs- und Umsetzungsphase rund um die SEPA-Thematik mitunter wesentlich höher als im normalen Tagesgeschäft. Entsprechende Planungen und nötigenfalls auch Personalunterstützung sind in den meisten Fällen unumgänglich oder zumindest ratsam.
Eine weitere Herausforderung für die Unternehmen ist die Archivierung der Dokumente und Daten. Die in Papierform vorliegenden Mandate müssen registriert, gelagert und jederzeit verfügbar sein. Auf Anfrage ist eine digitale Kopie des Mandats dem Kreditinstitut zur Verfügung zu stellen. Die Kundenbetreuung wiederum muss sich unter anderem um die Änderungen von Mandatsinhalten und gegebenenfalls auch um die erneute Einholung der Unterschrift des Debitoren kümmern. Und auch andere Abteilungen wie das Marketing, der Vertrieb, die Personalstelle und die Rechtsabteilung stehen vor einem erhöhten Arbeitspensum. Vertragstexte, AGBs und Geschäftspapiere müssen ebenso angepasst werden wie Kataloge, Broschüren, Flyer, Webseiten und viele andere Bereiche der externen und internen Kommunikation – bis hin zu den Kontoangaben von Lohn- und Gehaltsempfängern.
Kurzum: Unzählige Stammdaten von Kunden, Partnern und Mitarbeitern müssen – teils in Abstimmung mit den Verantwortlichen für den Datenschutz und gegebenenfalls auch mit dem Betriebsrat – aktualisiert und verwaltet werden. Aufgrund des immensen Umfangs stellen die SEPA-Anforderungen eine Hürde dar, die von nahezu sämtlichen Unternehmen nur mit entsprechenden Softwarelösungen genommen werden können. Um stets die Übersicht zu behalten, empfehlen Experten, eine verantwortliche Person im Unternehmen zu benennen, die als zentraler Ansprechpartner für alle SEPA-Fragen zur Verfügung steht und das Projekt unternehmensübergreifend steuert. Unternehmen, die sich bereits jetzt an die Umsetzung der Richtlinien machen, dürften mit der Einhaltung der Deadline im Februar 2014 keine Probleme haben. Das Thema SEPA auf die lange Bank schieben sollte jetzt aber niemand mehr.
SEPA-Umstellung: Nur noch 12 Monate
Die Weichen für SEPA sind gestellt. Doch nun drängt die Zeit. Denn ab 1. Februar 2014 dürfen Banken, Sparkassen und Zahlungsinstitute keine Überweisungen und Lastschriften mehr in den nationalen Formaten annehmen.
Zwar kann das im Einzelhandel stark genutzte elektronische Lastschriftverfahren (ELV) über den 1. Februar 2014 hinaus bis zum 1. Februar 2016 weiter verwendet werden. Doch von dieser Ausnahme abgesehen lösen die SEPA-Verfahren für Überweisungen und Lastschriften die nationalen Formate ab. Die Umstellung des hauseigenen Zahlungsverkehrs auf SEPA darf nicht unterschätzt werden. Dies gilt vor allem auch für die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren.
Um nach dem 1. Februar 2014 SEPA-Lastschriften einziehen zu können, muss u.a. eine Gläubiger-Identifikationsnummer zur kontounabhängigen und eindeutigen Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers beantragt werden. Dies kann auf der Website der Deutschen Bundesbank vorgenommen werden (www.glaeubiger-id.bundesbank.de).
Des Weiteren müssen auch die Stammdaten umgestellt werden, also die Kontoangaben von Zahlern und Lieferanten. Die Deutsche Kreditwirtschaft bietet dazu Hilfestellung bei der Umwandlung von Kontonummer/Bankleitzahl in IBAN und BIC. Hierbei hilft das IBAN-Service-Portal des Bank-Verlages (www.iban-service-portal.de) oder als CD-Rom-Lösung der „SEPA Account Converter“ von Star Finanz-Software.
Für den Einzug von SEPA-Lastschriften sehen die Regeln im Interbankenverkehr grundsätzlich die schriftliche Erteilung eines Mandates vor. Onlinehändler erfahren darüber mehr von ihrer Hausbank. Prinzipiell sollte unbedingt die Hausbank befragt werden, welche Schritte für die Umstellung auf SEPA notwendig sind. Entscheidend ist es, die Umstellung umgehend anzugehen. Denn es bleibt dafür nur noch gut ein Jahr Zeit. Je länger die Umstellung hinausgezögert wird, desto stärker werden eventuell notwendige externe Beratungskapazitäten ausgeschöpft sein. Durch eine zeitige Umstellung lassen sich eventuelle Engpässe vermeiden.
Die Bundesbank hat bereits im vergangenen Jahr Kommunikationsmaßnahmen ergriffen, in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium der Finanzen und den Mitgliedern des deutschen SEPA-Rates. Unter www.sepadeutschland.de stehen alle wichtigen Informationen, Antworten auf häufig gestellte Fragen und Links zum Thema zur Verfügung. Dort ist auch ein SEPA-Migrationsplan veröffentlicht, der eine schnelle Übersicht bietet, was bei der Umstellung auf die SEPA-Verfahren zu beachten ist. Über die Website kann auch kostenlos ein Faltblatt mit den Basisinformationen zu SEPA bestellt werden. Im Jahr 2013 wird die Bundesbank die Informationsmaßnahmen zu SEPA weiter verstärken und somit dazu beitragen, dass die Umstellung auf SEPA so reibungslos wie möglich erfolgt.
Autor: Jochen Metzger, Leiter Zentralbereich Zahlungsverkehr und Abwicklungssysteme, Deutsche Bundesbank
Die neuen Anforderungen
Für das ELV-Verfahren gibt es eine Übergangsfrist bis 1.2.2016. Für die „normalen“ Lastschriften gelten ab dem 1.2.2014 neue Anforderungen:
- Fälligkeitstermin und Pre-Notification
Die SEPA-Lastschrift enthält einen Fälligkeitstermin. An diesem Termin erfolgt die Belastung des Zahlungspflichtigen, und der Lastschrift-Einreicher erhält seine Gutschrift. Der Betrag und der Fälligkeitstermin müssen dem Zahlungspflichtigen vom Lastschrift-Einreicher angekündigt werden (Pre-Notification). Ist der Vertragspartner nicht der Kontoinhaber, dessen Konto belastet wird, so ist die Pre-Notification an den Kontoinhaber zu richten. - Mitgabe der Mandatsdaten
Der Lastschrift werden die Mandatsdaten mitgegeben. Hierdurch wird die Bank des Debitors über die Erteilung des Mandats oder über Mandatsänderungen informiert. Der Lastschrift sind die Mandatsdaten mitzugeben, die zum Fälligkeitstermin gültig sind. - Berücksichtigung des vom Vertragspartner abweichenden Kontoinhabers
Wenn der Vertragspartner nicht der Kontoinhaber ist, dann ist zu beachten, dass das Mitteilungsschreiben bezüglich der Umstellung von DTA auf SEPA an den Kontoinhaber zu richten ist ebenso wie die Pre-Notification, die ebenfalls an den Kontoinhaber und nicht an den Vertragspartner zu senden ist. - Berücksichtigung der Vorlauffristen
Eine Erst-Lastschrift muss 5 Target2-Arbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bei der Bank des Debitors eintreffen. Eine Folge-Lastschrift muss 2 Target2-Arbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bei der Bank des Debitors eintreffen. Ab November 2013 wird vermutlich ein Großteil der deutschen Geld- und Kreditinstitute die Option COR1 unterstützen, bei der die Vorlauffrist für Erst- und Folge-Lastschriften 1 Target2-Arbeitstag ist. Aber nicht alle Banken (insbesondere nicht alle ausländischen Banken) werden über COR1 erreichbar sein. - Technische Anforderungen an die SEPA-Lastschrift
Folgende Anforderungen sind zusätzlich zu beachten: die Angabe des Lastschrifttyps (OOFF, FRST, RCUR, FNAL); die Anzeige von Mandatsänderungen (Kreditor-ID, Mandats-ID, Name des Kreditors, IBAN des Debitors, BIC der Bank des Debitors); die Berücksichtigung der R-Transaktionen; die vorsortierte Einreichung der Lastschriften. - ISO 20022
Das SEPA-Verfahren sieht für die Einreichung der Zahlungsaufträge und für den Kontoauszug das XML-Format entsprechend dem ISO 20022-Standard vor. - Nachweis des Mandats
Auf Anforderung der Bank ist der Kreditor verpflichtet, dieser eine Kopie der Mandatsakte (Mandat und seine Änderungen) zur Verfügung zu stellen.
Quelle: van den Berg AG, Herzogenrath
SEPA für SAP-Anwender
Die Themengruppe SEPA der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) beschäftigt sich mit den Auswirkungen von SEPA auf SAP-Anwendungen und mahnt eine frühzeitige Anpassung der SAP-Software an die neuen Bestimmungen an. Die DSAG hat ihre Erwartung an SAP formuliert, dass die benötigten Funktionalitäten spätestens im Frühjahr 2013 vorliegen sollten. Zwar sei bis Anfang 2014 noch Zeit, aber einige Branchen mit Jahreszyklen bei der Rechnungsstellung müssen entsprechende Projekte früher beginnen und sind darauf angewiesen, SEPA-Funktionen nutzen zu können. „Die notwendigen Abrundungen werden nun von DSAG und SAP gemeinsam beschrieben und priorisiert“, heißt es.
Weitere Informationen: www.dsag.de
Der Payment-Markt in Europa
Zahlungs-Transaktionen machen vor Grenzen nicht Halt. Auch im SEPA-Raum sind die europäischen Länder, zumindest was die Zahlungsabwicklung angeht, zusammengewachsen. Das EHI hat erstmals den europäischen Zahlungsmarkt in einer Studie detailliert untersucht. Erstes Fazit: Think global, act local.
