Gesetzliche Vorgaben wie die Aufzeichnungspflicht für eine Kassennachschau bestehen zwar bereits seit ein paar Jahren, doch jetzt wird es ernst: Ab 1. Januar 2020 wird die Fiskalisierung verpflichtend. Dann müssen sämtliche Kassenvorgänge den darin festgelegten fiskalischen Vorschriften unterliegen. Es drohen empfindliche Strafen, wenn das nicht der Fall ist. Doch die Umsetzung der Regelung ist nicht einfach. Die Vorschriften sind teilweise unvollständig, Ausführungsbestimmungen noch offen und praxisrelevante Vorgänge nicht geregelt.
Umbau in der Software
Im Kern erfordert die Fiskalisierung einen Umbau in der Software: Berichtsformate müssen eingehalten und Datenbestände geführt werden, die verhindern, dass Bons aus der Kette von kassierten Vorgängen verschwinden. So wird die Berechnung der Mehrwertsteuer durch die Behörden nachvollziehbar. Auch die Aufzeichnung der Daten in der Kasse muss manipulationssicher sein. Der Gesetzgeber hat aber nicht festgelegt, wer die neue Software abnehmen darf. Auch ist unklar, was passiert, wenn Retailer technisch nicht in der Lage sind die Vorschriften umzusetzen.
Für viele Unternehmen lautet die aktuelle Aufgabenstellung: Die Software muss auf den Prüfstand, um den Betrieb für die Fiskalisierung fit zu machen. Darüber hinaus müssen Kassensysteme den Anforderungen des Omnichannel-Handels gerecht werden. Zeitgemäß sind universelle, integrierte Lösungen, die alle Vertriebskanäle – online und stationär – mit einer Software abdecken können.
Altsystem weiterentwickeln oder komplette Neuerung?
Einzelhändler stehen nun vor der Entscheidung, ob sie ihr maßgeschneidertes Altsystem weiterentwickeln, oder ob sie in eine komplette Neuerung investieren. Ersteres ist in der Regel mit hohen Kosten und Aufwand verbunden, um die heute nötigen übergreifenden Funktionalitäten zu integrieren. Eine POS-Komplettlösung umfasst dagegen alle wichtigen Applikationen wie Kasse, Wareneinkauf und CRM. Einkauf, Verkauf, Rabattoptimierung, Bestandsführung und Bestellwesen sind damit möglich.
Eine integrierte Softwarelösung wie zum Beispiel „RetailPro“ von POS Partner verknüpft Kasse, Zahlungssystem, Warenwirtschaft und die wichtigen Funktionen der Buchführung. So können Einnahmen verbucht, Warenbestände und Umsätze im Blick gehalten und Umsätze entsprechend der bevorstehenden Fiskalisierung erfasst werden. Wichtig für Handelsketten, die international aufgestellt sind, ist darüber hinaus eine weltweit verfügbare Lösung, welche die nationalen Fiskalisierungen und fiskalischen Vorgaben berücksichtigt, die in den jeweiligen Ländern gelten.
Fiskalisierung: Fairplay an der Kasse
An den Registrierkassen des Einzelhandels stehen Neuerungen an: Ab Januar 2020 ist die technische Sicherung gegen Manipulationen gesetzlich vorgeschrieben. Zwar laufen die Zertifizierungsprozesse für Herstellerlösungen noch. Doch um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Einzelhändler sich rechtzeitig mit der Materie befassen.
Kassendaten wasserdicht archivieren
Ab 1. Januar 2017 gelten die Regelungen des Bundesfinanzministeriums zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ aus dem Jahr 2010, ergänzt durch die GoBD-Verordnungen, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, ohne Einschränkung.