„Alle zwei Monate haben wir weitere 250 bis 300 Filialen in die neue zentralisierte Planung integriert“, resümiert Glauco Correa den Roll-Out des neuen Workforce-Management-Systems. Correa ist HR Director der großen Einzelhandelskette Via Varejo mit Sitz in São Caetano do Sul, Großraum São Paulo. 2019 war es seine Aufgabe, die Personaleinsatzplanung von über 33.000 Mitarbeitern in ganz Brasilien zu zentralisieren und zu vereinfachen. „Wir haben Anfang 2019 mit einem Pilotprojekt in 15 ausgewählten Geschäften begonnen, um das neue System und die neuen Prozesse vorsichtig einzuführen“, so Correa.
Seit Dezember 2019 optimieret Via Varejo die Dienstpläne für alle der mehr als 1.000 Filialen zentral mit dem System „Workforce Plus“ des IT-System-Herstellers Inform. Gerade in Brasilien gilt ein strenges Arbeitsrecht. Arbeiten Mitarbeiter zu lang oder nehmen gemäß den gewerkschaftlichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften zu wenig Urlaub oder freie Tage, haben Unternehmen nicht selten ein Bußgeld zu bezahlen. Aufgrund der Größe des Landes gibt es zudem viele verschiedene regionale Gewerkschaften, für die jeweils spezifische Tarifvereinbarungen und Regularien gelten. Ziel von Via Varejo war es, Strafen zu vermeiden und die Produktivität ihres Vertriebs weiter zu steigern.
Über Via Varejo
Via Varejo führt im brasilianischen Markt vier Marken: Casas Bahia, Pontofrio, Extra.com und Bartira. Das Unternehmen betreibt heute mit durchschnittlich zwei Lieferungen pro Sekunde das größte Logistiknetzwerk des Landes. Rund 47.000 Mitarbeiter sind insgesamt bei Via Varejo beschäftigt und bedienen über 80 Mio. Kunden. Insbesondere Haushalts- und Unterhaltungselektronik gehört zum Sortiment des Unternehmens, doch auch viele weitere Waren werden in den zahlreichen Filialen und Online-Plattformen angeboten.
Bedarfsgerecht planen
Bei Via Varejo arbeiten die meisten Verkäufer von Montag bis Samstag, jeweils für 7 Stunden und 20 Minuten am Tag. „In einer durchschnittlichen Filiale beschäftigen wir rund 40 Mitarbeiter“, sagt Correa. „Wir müssen beispielsweise kontrollieren, dass diese an keinem Tag mehr als zehn Stunden arbeiten. Außerdem müssen wir eine einstündige Mittagspause sicherstellen.“ Eine bedarfsgerechte Planung des Schichtplans wird jedoch durch viele weitere Aspekte erschwert:
- Viele Filialen haben auch sonntags geöffnet. Entsprechend müssen dort die freien Tage optimiert werden, um die beste Abdeckung zu gewährleisten.
- Jeder Verkäufer hat ein Tagesziel. Folglich muss die Personaleinsatzplanung jedem Mitarbeiter jeden Tag genügend Arbeitszeit zuweisen, damit das Ziel realistisch erreichbar ist.
- Via Varejo verfolgt eine Makrostrategie für den übergeordneten Vertrieb und eine Mikrostrategie in jeder Filiale. Die Bedarfsplanung muss beide Ebenen abdecken.
- Dienstpläne sollen die realen Bedarfsverläufe beachten: In der Regel gelten Montag und Samstag als verkaufsstärkste Tage, während mittwochs mit einem geringeren Absatz zu rechnen ist. Die Bedarfsverläufe jeder einzelnen Filiale müssen bei der Optimierung der Dienstpläne berücksichtigt werden.
- Sowohl die Produktivität als auch die Bedürfnisse jedes Mitarbeiters sind verschieden. Das Planungssystem soll Menschen nicht vereinheitlichen, sondern beide Aspekte individuell berücksichtigen.
Bis zur Umstellung auf ein intelligentes System die Dienstplanung bei Via Varejo dezentral organisiert. Jeder Filialleiter hat individuell einen Plan entwickelt. Trotz zentraler Vorgaben hatten sich somit sehr unterschiedliche Modelle in den einzelnen Geschäften etabliert.
Mithilfe der entscheidungsintelligenten Algorithmen der Workforce-Management-Plattform kann das Unternehmen heute einmal im Monat cloudbasiert einen zentralen Dienstplan für jeden einzelnen Mitarbeiter errechnen lassen. Unter Berücksichtigung aller genannter Faktoren wird ein optimalrn Dienstplan erstellt. Bei Via Varejo sendet ein dafür vorgesehenes Planungsteam aus 5 Mitarbeitern die Pläne an die einzelnen Filialleiter, die bei Bedarf über eine mobile Planungsansicht auf einem Handy, Tablet oder anderen mobilen Endgeräten individuelle Änderungen vornehmen. Auf Basis der zusätzlichen Informationen lässt sich der finale Dienstplan festlegen. Über ein browserbasiertes Mitarbeiterportal können die Mitarbeiter ihre Dienstpläne einsehen und Präferenzen für freie Tage im nächsten Monat eintragen.
Deductive Intelligence
Technologisch beruht Via Varejos Anwendung auf der sogenannten Deductive Intelligence (DI)-Technologie. Basierend auf Verfahren der künstlichen Intelligenz strukturiert sie ihre Logik durch ein System flexibler Ableitungsregeln. Dies erlaubt flexible Anpassungen der Datenmodelle und Planungslogiken der Software an reale Gegebenheiten, ohne aufwendige Neuprogrammierungen vornehmen zu müssen. Das System verwendet globale Optimierungsverfahren, die alle Planungsparameter simultan berücksichtigen.
