Viele Einzelhändler verwenden eine Reihe unterschiedlicher Tools für ihre Kommunikation – von Wochenpost über E-Mails und Intranet bis zu Messenger. Fehlt ein einheitliches Verfahren, lässt sich häufig nicht nachvollziehen, ob Aufgaben in der Filiale durchgeführt wurden oder überfällig sind. Mit einer einheitliche Filialkommunikationsplattform steuert das Schweizer Detail- und Großhandelsunternehmen Coop deshalb nun das Aufgabenmanagement.
Coop-Store
Foto: Coop
Der „Task Manager“, ein webbasiertes Tool des Herstellers Reflexis – ein Unternehmen der Zebra Gruppe –, stellt einen zentralen Zugriffspunkt für die Kommunikation zwischen Zentrale und Filialen bereit. Das Tool ermöglicht Mitarbeitenden Einsicht in ihre Aufgaben, die nach Prioritäten geordnet und zugewiesen sind. Filial- und Regionalleiter können erkennen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und eingreifen, falls etwas noch nicht bearbeitet wurde.
Die Zentrale beliefert über das System jede einzelne Filiale mit den für sie relevanten Informationen zu Produkten, Preissenkungen, Werbeaktionen, saisonalen Verkäufen, Produktrückrufen, Anzeigenkampagnen und Lieferungen sowie täglichen und wöchentlichen Bekanntmachungen. Da in den Filialen der Coop Schweiz eher eigenständig auf regionaler Ebene als zentral entschieden wird, wurden die Prozesse der Aufgabenerstellung, der Genehmigungen und des kommunikativen Workflows entsprechend den Geschäftsabläufen der einzelnen Regionen im System angepasst. „Die zielgerichtete Aufgabenzuweisung an ausgewählte Filialen und Abteilungen setzt Zeit frei, die unsere Filialteams mit Kunden verbringen und zur Umsatzmaximierung verwenden können“, so August Harder, CIO von Coop Schweiz.
Zunächst erprobte Coop Schweiz das Tool in Form eines Pilotprojekts in ausgewählten Filialen. Die Prozesse wurden anschließend auf Basis des Feedbacks angepasst. Die in das Aufgabenmanagementsystem eingepflegten Filial- und Benutzerdaten werden regelmäßig aktualisiert, sodass jeder Mitarbeiter die korrekten Informationen zu seinen Aufgaben, für seine Abteilung und das Geschäft erhält.
Derzeit nutzen etwa 19.000 Benutzer unternehmensweit das Task Manager-Tool. Wöchentlich werden rund 750 Projekte erstellt.
