Über- und Unterbesetzung vermeiden, Personalkosten reduzieren und zugleich den bestmöglichen Kundenservice bieten – die Einsatzplanung für das Filialpersonal stellt eine komplexe Optimierungsaufgabe dar. Diese hängt von zahlreichen Parametern ab.
Zum einen sind dies zum Beispiel Wochentag, Uhrzeit, Wetter oder Aktionen, die sich auf die Kundenfrequenz und damit auf den Personalbedarf auswirken. Zum anderen sind dies zum Beispiel Qualifikationen, Urlaub, Krankheit, vertragliche, tarifliche oder gesetzliche Bestimmungen zur Arbeitszeit, Wünsche der Mitarbeiter oder Arbeitszeitkonten, welche die Personalverfügbarkeit bestimmen.
Aus dem Bauch heraus oder per Excel- Tabelle lässt sich diese Komplexität nur unzureichend bewältigen. Der Einsatz einer Software zur Optimierung der Dienstpläne kann Handelsunternehmen deshalb Vorteile bieten.
Das Angebot an Lösungen wächst – nicht zuletzt, weil Anbieter von Software für komplexe Prognosen und Planungsaufgaben diesen Markt für sich entdecken. So bietet beispielsweise das Unternehmen Relex, spezialisiert auf Software zur automatischen Warendisposition, sein Know-how auf diesem Gebiet jetzt auch im Personalbereich an.
2018 hat der finnische Softwarehersteller seine Produktpalette um eine Lösung für die automatisierte Personaleinsatzplanung (PEP) erweitert. Die schwedische Verbrauchergenossenschaft Coop Värmland hat das neue Modul als erster Anwender seit Anfang des Jahres in ihren rd. 60 Supermärkten im Einsatz. Coop Värmland nutzt bereits seit längerem die Auto-Dispo von Relex.
Besonderheit: Das PEP-Modul verwendet Daten aus der Auto-Dispo, um die Dienstpläne anhand von Kundenfrequenz und Warenfluss zu optimieren. Auch das US-Unternehmen Reflexis, spezialisiert auf Analytics- und Reporting-Lösungen und Filial-Kommunikation, bietet seit einigen Jahren eine PEP-Lösung für den deutschen Markt an.
Vollautomatische Planung
Neben neuen Wettbewerbern entwickeln auch die etablierten Anbieter von Workforce Management-Software wie Atoss, Seak, Kronos oder Ethalon ihre Lösungen kontinuierlich weiter. Laut Isabell Haße von Ethalon ist eine vollautomatische Einsatzplanung, die alle gesetzlichen und tariflichen Vorgaben zu Arbeitszeit und Entlohnung abbildet, nach wie vor das entscheidende Investitionskriterium. Cloud-Angebote oder mobile Apps spielen bei Ethalon-Kunden bislang nur eine untergeordnete Rolle.
Atoss bietet laut Thomas Kirn, Managing Director Enterprise Sales, seine PEP-Software, die bei vielen hundert Retail- Kunden im Einsatz ist, mittlerweile auch aus der Cloud an, eine Variante, für die sich beispielsweise Fressnapf, Alnatura, Shell, Vapiano und Decathlon entschieden haben.
Auch die mobile App stoße auf großes Interesse. „Die Personalstrukturanalyse bietet sich vor allem für die Simulation von optimalen Personalverträgen in neuen Filialen an“, erklärt Kirn ein neues Modul der PEP-Software. Anhand von Daten wie Standort, Fläche, Umsatz, Frequenz und Personalkostenbudgets lasse sich ermitteln, wie die optimalen Verhältnisse von Vollzeit- und Teilzeitkräften sowie GFBs mit unterschiedlichen Stundenzahlen und Verfügbarkeiten verteilt werden können.
Diese Information kann dann gezielt für Neueinstellungen genutzt werden, damit neu abgeschlossene Arbeitsverträge möglichst optimal zum tatsächlichen Bedarf passen.
Personalstrukturanalyse
Im Modul Kapazitätsplanung der Atoss- Software wird gegen den Bruttobedarf abzüglich Krankheitsquote, Abwesenheit wegen Fortbildung, Betriebsratstätigkeit etc. der Nettobedarf errechnet, um eine optimale Urlaubsplanung bereits 15-18 Monate im Voraus machen zu können.
Daraus lassen sich laut Kirn auch Bedarfe ableiten wie Zusatzqualifizierungen oder Nachqualifizierungen, um bestimmte Aufgaben weiter ausüben zu dürfen und Themen berücksichtigen wie Mutterschutz und Elternzeit oder das Auslaufen befristeter Verträge. „Solche langfristigen Planungen erfolgen bisher meist losgelöst vom tatsächlichen Bedarf“, meint Kirn.
Das neue Tool erlaube es, alle relevanten Informationen zusammenzubringen und eventuellen Personalengpässen bereits im Vorfeld entgegenzuwirken. Zudem kann die Software proaktiv auf mögliche Schieflagen in der langfristigen Personalbesetzung hinweisen.
Zeiterfassung mit Fingerabdruck
Eng verknüpft mit dem optimalen Personaleinsatz ist der lückenlose, fehlerfreie Überblick über die Arbeitszeiten in Echtzeit. So kann beispielsweise ein Planungsverantwortlicher rechtzeitig eingreifen, wenn ein wichtiger Mitarbeiter sich nicht anwesend meldet (z.B. Kassierer oder Mitarbeiter, der die Filiale aufschließt). Auch auf unzulässige Arbeitszeitüberschreitungen kann so rechtzeitig reagiert werden.
Verschiedene Anbieter, zum Beispiel die Unternehmen Reflexis oder Papershift, bieten mobile, cloudbasierte Lösungen zur Zeiterfassung auf dem Tablet oder Smartphone. Die Authentifizierung erfolgt per Fingerabdruck oder digitaler Unterschrift auf dem Touchscreen.
