Der Planungsprozess vieler Supermärkte zeigt, dass Mitarbeiter häufig gemäß Vertragsstunden und auf Grundlage der Erfahrung eingeplant werden. Der Einsatz des Personals ist häufig unzureichend auf die zu bewältigende Arbeit abgestimmt. Dadurch befinden sich nicht ausreichend oder zu viele Mitarbeiter in den Geschäften. Mangelt es an Personal vor Ort, kann der gewünschte Service für die Kunden nicht erzielt werden und führt zu Stress bei den anwesenden Mitarbeitern. Befindet sich hingegen zu viel Personal im Geschäft, kann Langeweile entstehen. Beide Situationen stellen keinen optimalen Service dar und führen häufig zu kurzfristigen Änderungen im Dienstplan.
Angesichts der großen Konkurrenz und des Drucks, der im LEH auf den Gewinnspannen liegt, ist es wichtig, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Um Gewinne erzielen zu können, müssen Supermärkte Kosten und Produktivität kontrollieren können. Zudem ist es wichtig, den Arbeitsaufwand abschätzen und die Arbeit dementsprechend verteilen zu können. Während Mitarbeiter in Vergangenheit beispielsweise in Schichten und mit Excel eingeteilt wurden, arbeiten Lebensmittelfilialen heute meist mit moderner, intelligenter Workforce Management (WFM)- Software, die das Personal anhand des Arbeitsangebots einteilt.
Eine „bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung“ (B-PEP) erfordert einen detaillierten Einblick in den erwarteten Umsatz-, Kunden- und Warenstrom und weitere Arbeiten in einem Supermarkt. Dies allein reicht nicht aus: Um festzulegen, wie lange Mitarbeiter mit Arbeiten beschäftigt sein dürfen, muss bestimmt werden, wie viel Zeit sie dafür benötigen. Die Zeit, die ein Mitarbeiter für eine Aufgabe aufbringen darf, wird Normierung genannt. Eine korrekte Normierung ist für eine optimale Personalplanung unabdingbar.
Wodurch zeichnen sich Normierungen aus?
Eine Normierung gibt einen detaillierten Einblick in die Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe eingeplant werden muss. Normierungen kommen über „Multi-Momentaufnahmen“ zustande: An mehreren Momenten wird bei allen Aktivitäten im Supermarkt ein Ziel festgelegt. Was muss zum Beispiel bei der Bestellung, dem Empfang, der Kontrolle, der Reinigung, der Lagerung, der Regalbefüllung und der Kassenabwicklung passieren? Wie lange dauern die jeweils anfallenden Handlungen im Schnitt? Welche Arbeitskosten entstehen dadurch? Auf diese Weise werden alle Arbeiten mit einer Normzeit und Normlohnkosten versehen. Diese Normierungen dienen als Grundlage für die Planungen. Normierungen sind häufig formelspezifisch und werden für jedes Geschäft individuell festgelegt. Sie sind unverzichtbar und ein integraler Bestandteil einer B-PEP.
Optimale Einsatzplanung des Personals
Wenn das Arbeitsangebot bis ins Detail festgelegt wurde, können die Mitarbeiter eingeplant werden. Ein modernes WFM-System zeigt bei der Erstellung eines Dienstplans an, wie viele Stunden für die Durchführung einer Arbeit benötigt werden und welche Arbeitskosten anfallen – inklusive eventueller Zuschläge. Dadurch ergeben sich im Nachhinein keine Überraschungen, die Planung muss während der Durchführung nicht geändert werden. Die Abläufe im Geschäft werden dadurch entspannter, der Supermarktleiter kann sich vollständig auf die Kunden konzentrieren.
WFM: Einblicke in mögliche Verbesserungen geben
Eine bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung gibt auch Einblick in mögliche Verbesserungen. Viele Mitarbeiter eines Lebensmittelgeschäfts schätzen den Kontakt zu ihren Kunden. Fleischer, deren Arbeitszeit in der Regel morgens um 6 Uhr beginnt und deren Feierabend dadurch bereits um 15 Uhr einsetzt, haben in den ersten Arbeitsstunden keine Kunden gesehen. Nach 15 Uhr können sie Kunden nicht mehr persönlich helfen. Weshalb beginnt die Spätschicht mit der Reinigung des Geschäfts, während die Mittagsschicht damit aufhört? Und weshalb sollten man am Ende des Tages die Regale „spiegeln“, obwohl sie morgens aufgefüllt werden? Eine Analyse des Arbeitsangebots hilft dabei, eingefahrene und ineffiziente Arbeitsmuster aufzuspüren und zu ändern und so „schnelle Teilerfolge“ im Supermarkt zu realisieren.
Motivierte Mitarbeiter
B-PEP führt dazu, dass die richtigen Mitarbeiter an der richtigen Stelle mit der richtigen Aufgabe beschäftigt sind. Die Erfahrung vieler Supermarktbetreiber hat gezeigt, dass Mitarbeiter eine genaue Einsatzplanung schätzen, da sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Ein „Fenster“ zeigt ihnen an, wann sie welche ihrer Aufgaben erledigen müssen. Dadurch ergibt sich Ruhe im Geschäft, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter werden auf diese Weise gefördert.
Leistungen messbar machen
B-PEP bietet eine objektive Methode, um die Leistungen verschiedener Abteilungen oder Filialen miteinander vergleichen zu können. Das geschieht mithilfe einer großen Zahl von Leistungsindikatoren. Für die Leitung einer Einzelhandels- oder Supermarktkette bilden sie eine gute Grundlage für die Festlegung von Leistungszielen.
Erfahrungen von EDEKA-Unternehmern
Die Implementierung des Workforce Management-Systems „R&R-WFM Suite“ bei Edeka-Unternehmern hat gezeigt, dass eine B-PEP u.a. zur Verbesserung der Produktivität (Umsatz pro Mitarbeiter/Stunde) und einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit führt. Durch die Verwendung mobiler Apps können die Mitarbeiter u.a. ihren Dienstplan einsehen und Urlaubsanträge einreichen. Ein genauer Überblick der Mitarbeiter über ihre Arbeitsstunden hatte zur Folge, dass Über- und Unterstunden reduziert werden konnten. So hat Edeka Effing in Gronau heute einen besseren Überblick in Personal- und Verwaltungsangelegenheiten, Ehepaar Interbieten zeigt sich erfreut über motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden in ihren Edeka-Märkten in Euskirchen und Weilerswist. Zudem haben sie nun die Lohnkosten unter Kontrolle.
Foto: Edeka Effing
Weitere Informationen: www.rr-wfm.de
Filigran disponieren
Mit einer Software für Workforce-Management lassen sich Personalbedarf und Personaleinsatz synchronisieren und Arbeitszeiten flexibel und gleichzeitig mitarbeiterorientiert gestalten. Professionelle Lösungen beziehen eine Vielzahl von Parametern in die Planung mit ein.
