Was bei K&L Ruppert in Betrieb genommen wurde, kommt dem Idealfall schon sehr nahe, wie ihn sich der Anwender ausmalen würde und wie er in den letzten Jahren häufig als Zukunftsszenario skizziert wurde: Systemübergreifende Prozesse führen zu einer reibungslosen Verzahnung der Kanäle, sämtliche IT-Komponenten sind integriert und in den Dienst der Kundenbindung gestellt. In den Filialen des Textilfilialisten kommunizieren neuerdings alle Systeme online miteinander in Echtzeit. Kumuliert zeigt sich die Schlagkraft des Projekts, das nach neun Monaten ausgerollt und abgeschlossen war, in dem innovativen Online-Kassensystem.
K&L Ruppert: Modeunternehmen in Familienbesitz
Gegründet: 1962
Firmensitz: Weilheim
Filialen: 64 in Süddeutschland, zwischen 1.500 und 5.000 qm
Modegrad: vertikaler Markt-Follower
Output: 11-12 Mio. Teile/Jahr
Seit 2008: E-Shop
Seit 2012: Marktplätze Amazon, jetzt auch Ebay
Projektsteuerung: ABC Retail GmbH, Hartheim
Kassensoftware: Awek GmbH, Barsbüttel
Tablets: Motion Computing
Ausgestattet sind die Kassen mit komfortablen, auch ohne Brille lesbaren 22-Zoll-Touch-Monitoren. Zu einem frühen Zeitpunkt des Projektverlaufs wurde bereits die volle Wlan-Ausstattung aller Filialen sichergestellt. Statt der früheren Laser-Scanner kommen Image-Scanner als Voraussetzung für die kanalübergreifende Prozesssteuerung zum Einsatz, sodass etwa auch auf Mobil-Displays vorgelegte Gutscheine oder Coupons lesbar sind. Im Zuge des Projekts hat K&L an vielen Stellen von Barcodes auf die moderneren und robusteren QR-Codes umgestellt. Die grafische Benutzeroberfläche ist einfach, überschaubar, schnell erfassbar und modern gestaltet in Anlehnung an die „Smartphone-Generation“. Die Service-orientierte Software-Architektur (SOA) ermöglicht den Online-Zugriff auf alle verfügbaren Dienste, zeigt die jeweils nachfolgenden Schritte auf und navigiert so kontextsensitiv durch die Prozesse bis hin zur Bezahlfunktion.
Aktive Kundenberatung
Das heißt: Bereits beim Scannen wird der Bediener über den Monitor auf mögliche Promotions und Optionen zu einem Artikel hingewiesen durch im Display erscheinende „Post-its“, also wie die bekannten Klebezettel aufgemachte Infos. So kann er spontan in die aktive Kundenberatung einsteigen, im Stile von: „Wissen Sie eigentlich, dass Sie zu dieser Hose ein Hemd zum halben Preis bekommen?“ Der Zugriff auf die Warenwirtschaft lässt den Kassen-Mitarbeiter die Artikel-Stammdaten einsehen und liefert ihm Informationen über den aktuellen Bestand und die Verfügbarkeit aus Filialen und Lager, immer in Realtime.
Digitale Kundenkartei
Die Artikel werden auf dem Kassenmonitor mit Foto abgebildet, zusammen mit einer Artikel-Beschreibung, beides übernommen aus dem Webshop. Ist der Kunde mit seinen Daten im System – bei K&L Ruppert ist jeder zweite Kaufkunde in einer Filiale ein „BestCard“-Kunde, also im Besitz der Kunden- und Bonuskarte – hat der Mitarbeiter Einblick in die digitale Kundenkartei. Ein Drill-down ermöglicht es dem Anwender, step-by-step die Kunden-Historie, -Adresse, Umsatz, Retourenquote und den aktuellen Kundenstand inklusive dessen E-Shop-Aktivitäten einzusehen. Der Mitarbeiter kann für den Kunden Bestellungen und Lieferservice auslösen, Retouren beliebig bearbeiten, auf laufende Bestell-Vorgänge zugreifen und diese übernehmen. Die Warenwirtschaft aktualisiert sich in Echtzeit. Er kann Gutscheine, E-Cards, Coupons o.Ä. Crosschannel-weise verarbeiten und Empfehlungen aussprechen. Individuell zugeschnittene Promotions, zum Beispiel bei Geburtstagen oder ähnlichen Anlässen, vergibt das neue System komplett automatisch und sendet sie dem Kassenmitarbeiter bei Aufruf des betreffenden Kunden auf den Monitor.
Verkürzte Anlernzeiten
Vier verschiedene Systeme sind es, auf die ein Vorgang an der Kasse in Sekundenbruchteilen zugreift: den E-Commerce, die Warenwirtschaft, den Gutschein-Server und den Transaktions-Server. Ebenfalls integriert sind die Tablets, die die Verkaufsmitarbeiter auf der Fläche mitführen, um mit derselben Datentransparenz die Kundenberatung zu intensivieren und zu individualisieren. Backoffice, Headoffice und Finanzbuchhaltung übernehmen die am POS eingegebenen Daten in Echtzeit.
Das neue Kassensystem schafft zusammen mit den voll integrierten Multichannel-Funktionen und Systemen veränderte Abläufe und Mechanismen am POS. Einsparpotenziale und diverse weitere Vorzüge offenbaren sich an verschiedenen Stellen:
- Backoffice-PCs im Store wurden bei K&L Ruppert abgeschafft. Die einfache Masken-Gestaltung und die kontextsensitive Navigation an den Touchscreens machen ein Handbuch überflüssig.
- Die Bedienerfreundlichkeit setzt die Hemmschwelle der Mitarbeiter, sich ein neues System anzueignen, deutlich herab. Dem Mitarbeiter wird gar nicht bewusst, dass er online agiert. Auch das trägt zur unkomplizierten Anwendung bei. Eine Schulungseinheit zur Bedienung des Kassensystems dauert nur 2 Stunden. Damit verkürzen sich die Anlernzeiten für Mitarbeiter deutlich im Vergleich zu älteren Systemen, „ganz zu schweigen von Nicht-Touch-Systemen aus der Vorkriegszeit“, schmunzelt Wolfgang Keller, Geschäftsführer von ABC-Retail, der das Projekt und dessen Umsetzung begleitete und steuerte. Keller weiter: „Man muss das System gar nicht schulen, man zeigt es einfach und es klappt.“
- Das hat laut Keller zur Folge, dass sich die Menge an Fehlbedienungen und Fehlbuchungen reduziert.
- Ohne Medien- und Datenbrüche verfügt K&L Ruppert so über eine hohe Datenqualität.
- Von der Systemintegration mit weitreichender Transparenz durch das ganze Unternehmen hindurch profitieren auch zum Beispiel Backoffice und Belegwesen: Weniger „Papierkram“ fällt an und muss abgeheftet werden.
- Mit dem Zugriff auf die Kunden- und Artikeldaten lassen sich Beratungsqualität und Kundenbindung erhöhen. Vom lückenlosen, komfortablen 360°-Service, der zeitgemäße Einkaufs-Gewohnheiten abbildet, profitiert auch der Kunde.
- Die Time-to-Market war kurz. Mit ein paar Monaten Vorlauf für Vorarbeiten wie Schnittstellen-Bereitstellung in den Filialen und Testlauf konnte der Rollout in sechs Wochen abgeschlossen werden.
Foto: Kai Mewes
Weitere Informationen: www.kl-ruppert.de
Die Orchestrierung der Dienste
Maximaler Service und leichte Bedienbarkeit waren bei K&L Ruppert wichtige Anforderungen an das neue Kassensystem. Wolfgang Keller, Geschäftsführer der ABC Retail GmbH, nennt die Gründe.
Wie bewerten Sie rückblickend das Projekt K&L Ruppert?
In Innovation und Gründlichkeit ganz an der Spitze. Meines Wissens besitzt so gut wie kein anderer Fashion-Retailer diesen Integrationsgrad.
Was ist das Besondere?
Wir haben hier kein mühsames Schnittstellen-Bauen betrieben, sondern von Beginn an „Tabula rasa“ gemacht. Mit Systemen alter Schule eine so hohe Integration zu erzielen, ist aufwändig, langwierig und teuer. Die Adaptionen der Schnittstellen läuft dann oft auf Flickwerk und unbefriedigende Ergebnisse hinaus. Die Orchestrierung der Dienste ist viel einfacher mit Systemen und einer Technik, die dafür designt sind, ähnlich dem Umbau eines alten Hauses, bei dem das Schwimmbad vom Erdgeschoss in die dritte Etage verlegt werden soll. In solchen Fällen ist ein Neubau oft kostengünstiger, effizienter und schneller zu bewerkstelligen.
Welchen Händlern raten Sie zur Modernisierung ihrer Kassen und Systeme?
Bei K&L Ruppert stehen Service-Gedanke und Kundenbindung im Vordergrund. Daher stand die einfache Bedienbarkeit bei maximalem Service an vorderster Stelle. Ein Discounter braucht so ein System vielleicht nicht unbedingt, da er über den Preis und nicht über den Menschen und den Service argumentiert. Da wird an der Kasse einfach nur kassiert. Wenn Sie aber den Kunden am POS als Menschen wahrnehmen, wie es besonders in der Mode zelebriert wird, dann müssen Sie, genau wie über ein modernes Interior und gutes Design, auch über eine moderne Technik verfügen, um die komplexen Ansprüche und Erwartungen der Kunden erfüllen zu können.
Kassenjournaldaten lückenlos speichern
In einer Verordnung aus dem Jahre 2001 definierte das Bundesfinanzministerium die Grundsätze zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, auch bekannt als GDPDU. Dies betrifft auch die Buchungsjournale aller Datenkassen, sofern diese elektronisch gespeichert werden. Wie ist der Status quo der Umsetzung in Handelsunternehmen?
Dussmann wickelt Kassiervorgänge schneller ab
Das Berliner Medienkaufhaus Dussmann hat seine Kassenlösung modernisiert und setzt dazu auf die Softwarelösung „Store Mate“ und das POS-Terminal „Willpos M30“ von Toshiba. An 14 Arbeitsplätzen eingesetzt zeigen erste Erfahrungswerte, dass sich Kassiervorgänge mit dieser Lösung beschleunigen lassen.