Personaleinsatz: Dienstplan aus der Wolke

Wer als Planer im Einzelhandel einen optimalen Dienstplan für sein Team erstellen möchte, muss heute zahlreiche Rahmenbedingungen berücksichtigen und unterschiedliche, zum Teil miteinander konkurrierende Ziele in Einklang bringen. So stehen dem Wunsch der Kunden nach kurzen Wartezeiten und ausführlicher Beratung hohe Personalkosten gegenüber. Lange Öffnungszeiten müssen mit der Verfügbarkeit und den Arbeitszeitpräferenzen der Mitarbeiter harmonisiert werden. Saisonal oder im Tagesverlauf schwankendes Kundenaufkommen erfordert Flexibilität beim Personaleinsatz. Dabei gilt es jedoch stets, unterschiedliche Qualifikationen und Wünsche, arbeits- und tarifvertragliche oder gesetzliche Regelungen wie Pausenvorschriften, Schutzregeln für Schwangere oder Jugendliche sowie die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter im Blick zu behalten.

Oberfläche der PEP-Software „Argos“ von Ethalon (Abb.: Ethalon)

Große Handels- und Dienstleistungs-Unternehmen setzen statt auf händische Planung heute bereits vielfach auf Softwarelösungen für die Personaleinsatzplanung (PEP), die es ihnen ermöglicht, Mitarbeiter bedarfsgerecht und mit möglichst kurzem Planungshorizont einzuteilen. So lassen sich nicht nur Kundenservice und Personalkosten bei vertretbarem Planungsaufwand optimieren, sondern oftmals auch die Motivation der Mitarbeiter verbessern. Personalexperten sehen künftig einen steigenden Bedarf an flexiblen Arbeitszeitmodellen, die eine bessere Balance von beruflichen und privaten Anforderungen erlauben. Mit einer softwaregestützten Personaleinsatzplanung können Handelsunternehmen flexibler auf die Wünsche der Mitarbeiter eingehen und ihnen im Rahmen der betrieblichen Anforderungen (Öffnungszeiten, Kundenaufkommen) mehr Arbeitszeitautonomie gewähren. Im Trend liegen Lösungen, die den Mitarbeitern den selbstständigen Zugriff über webfähige oder mobile Endgeräte wie Tablets oder sogar private Smartphones ermöglichen.

Flexible Mietlösung

Angesichts der Umstellung auf webbasierte Systeme scheint die Personaleinsatzplanung geradezu prädestiniert für das Geschäftsmodell Software as a Service (SaaS). Gerade für kleine und mittlere Unternehmen rechnen sich anstelle des Kaufs oft eher flexible Mietlösungen aus der Cloud, bei denen nutzungsabhängig abgerechnet wird. Allerdings finden sich auf dem deutschsprachigen Markt erst relativ wenige Angebote für den Mittelstand. So bietet beispielsweise das US-Unternehmen Kronos, nach eigenen Angaben Weltmarktführer beim Workforce-Management (WFM) aus der Cloud, zwar auch den Betrieb seiner Software in der privaten Cloud an. Die Lösung zielt jedoch eher auf Großunternehmen ab, die ihre eigene IT-Abteilung von operativen Aufgaben zugunsten strategischer Projekte entlasten wollen.

Das niederländische Unternehmen De Vries stellt seine im niederländischen LEH verbreitete WFM-Software („R & R Web 3“) ebenfalls als SaaS bereit und zielt mit diesem Angebot auf mittelständische Supermarktbetreiber. Die Software ist auf Deutsch verfügbar, zu den ersten deutschen Kunden zählen selbstständige Märkte von Edeka, Marktkauf und Rewe. Als Planungsbasis werden bei der stark auf Supermärkte zugeschnittenen Software einmalig Leistungsvorgaben eingepflegt. Das heißt, für sämtliche in der Filiale erforderlichen Tätigkeiten wie Regalpflege, Reinigung oder Kassiervorgänge wird zunächst die benötigte Zeit festgelegt. Anhand des prognostizierten Umsatzes berechnet die Software dann eigenständig alle erforderlichen Arbeiten und die dafür benötigte Arbeitszeit. Auf dieser Basis erstellt sie automatisch einen Planungsvorschlag, der die Personalkosten (Tariflöhne, Überstundenzuschläge) berücksichtigt, sodass nicht zu teure Mitarbeiter für die falschen Aufgaben bzw. zum falschen Zeitpunkt eingesetzt werden. Das abschließende Fein-Tuning übernimmt der Planungsverantwortliche.

Auch wenn die Lösung als SaaS bereitgestellt wird, müssen die Supermarktbetreiber sich – anders als beispielsweise bei kurzfristig kündbarer Büro-Software – vertraglich längere Zeit an das Softwareunternehmen binden. Je nach Implementierungstiefe (z.B. Anbindung an andere Systeme wie Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung) schließen De Vries-Kunden Verträge von 3-10 Jahren Laufzeit ab. Längere Laufzeiten senken die monatlichen Mietkosten.

Mindestvertragslaufzeiten

Auch bei dem deutschen Anbieter Ethalon beträgt die Mindestvertragslaufzeit für Miet-Software 2 Jahre. Seit gut einem Jahr bietet das Unternehmen, das 2014 von der Hamburger IT-Informatik GmbH übernommen wurde, eine SaaS-Variante seiner Personaleinsatzplanung „Argos“ an. Im Vergleich zu der leistungsstarken Inhouse-Lösung handelt es sich dabei jedoch um eine bewusst schlank gehaltene Version mit weniger individuellen Anpassungs- und Einstellungsmöglichkeiten. Zielgruppe sind mittelständische Handelsunternehmen ab ca. 3 Filialen, die eine einfache, schnell einsatzbare Planungssoftware ohne großen Schulungsaufwand suchen. Zu den Kunden zählt beispielsweise der Berliner Designermode-Filialist Greta und Luis mit 6 Läden und rd. 30 Mitarbeitern in Berlin.

Die Kommunikation der Dienstpläne via Smartphone funktioniert in beide Richtungen. (Abb. (3): MEP24)

Auch andere Unternehmen arbeiten derzeit an Cloud-Angeboten. Während allerdings für etablierte Anbieter von betrieblicher Planungssoftware wie Ethalon, GFOS oder Atoss schlanke Standard-Lösungen aus der Cloud auch künftig wohl kaum das Kerngeschäft darstellen werden, setzen kleinere Spezialisten wie das dänische Unternehmen Tamigo oder der deutsche Anbieter MEP24 Software voll auf den SaaS-Markt. So bietet das 1994 gegründete Unternehmen MEP24 seine PEP-Lösung seit 3 Jahren nur noch aus der Cloud an. Zu den Kunden gehören neben Einzelhändlern unterschiedlicher Größenordnung vor allem rund 1.200 Apotheken im deutschsprachigen Raum sowie Call- und Servicecenter. Je nach Mitarbeiterzahl belaufen sich die monatlichen Kosten auf rund 20-50 Euro (plus einmalige Schulungskosten). Dafür gibt es unbegrenzten telefonischen Support und mehrere Updates jährlich. Neu ist beispielsweise eine mobile App, mit der die Mitarbeiter über ihre privaten Smartphones Arbeitswünsche oder Sperrzeiten eintragen können. Eine Chef-App für mobile Berichte ist in Vorbereitung, außerdem die Möglichkeit, künftig über die Planungssoftware zu kommunizieren, um beispielsweise Dienstanweisungen und entsprechende Lesebestätigungen zu versenden. Die Mindestlaufzeit für MEP24 beträgt 1 Jahr, danach kann der Vertrag jährlich mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt werden.

Fazit: Auch als SaaS ist die Entscheidung für eine PEP-Software eher mittel- bis langfristig. Eine längere Einarbeitungsphase, gegebenenfalls verbunden mit Schulungskosten und der Einrichtung von Schnittstellen, machen mehrjährige Vertragslaufzeiten organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll. Im Vergleich zum Softwarekauf sparen Kunden mit einer Mietlösung aus der Cloud dennoch erhebliche Anfangsinvestitionen und entlasten ihre IT-Verantwortlichen. Zu den besonderen Vorzügen einer reinen Cloud-Lösung gehört zudem die Möglichkeit, kurzfristig Kapazitäten dazuzubuchen, eine Option, die beispielsweise für Call- und Servicecenter mit ausgeprägtem Saisongeschäft interessant ist. Unverzichtbar ist eine zuverlässige, schnelle Internetverbindung. Empfehlenswert ist zudem die Wahl eines Anbieters, dessen Server in Deutschland bzw. innerhalb der EU steht und der deutsche Datenschutzstandards einhält.

Fotos: Fotolia / Kzenon (1)

Abbildungen: Ethalon (1), MEP 24 (1)