Weniger Komplexität

Ein IT-System zur Arbeitszeitplanung, Arbeitszeiterfassung und -abrechnung ist bei einem Großunter-
nehmen wie der Migros Schweiz von besonderer Bedeutung. Das Unternehmen beschäftigt schweiz-
weit 84.000 Mitarbeiter. Bei den Genossenschaften Zürich, Aare, Luzern und Neuchatel-Fribourg wurde seit 1998 eine gemeinsame und kontinuierlich weiterentwickelte Zeitwirtschaftslösung eingesetzt. Als man nun an dem Punkt angelangt war, dass diese Lösung reformiert werden musste, kam man bei Migros zu dem Ergebnis, dass ein weiterer Ausbau des bestehenden Systems keinen Sinn mehr machen würde, weil dadurch die Komplexität nur noch weiter zunähme.  

So entschied sich der Handelskonzern für die Anschaffung einer neuen, zentralen Lösung, die als Mehrmandanten-System für mehrere Genossenschaften eingesetzt und bei Bedarf ausgebaut werden kann. Die Wahl fiel auf die Zeitwirtschaftslösung „Zebra“ des Schweizer IT-Lösungsanbieters Ergon mit Sitz in Zürich, der in Deutschland durch die Firma Concrete Logic, Bonn, vertreten wird.

Klare Prioritäten

Die Umsetzung ging dann schnell, der Zeitplan war straff. Innerhalb von sechs Monaten sollte die „MAPS“ (Migros Arbeitszeit- und Planungssystem) genannte Lösung einsatzbereit sein, und zwar in einer Pilotphase bei der Genossenschaft Migros Zürich, bevor sie dann auf die weiteren Genossen-
schaften ausgedehnt werden sollte. Diese waren aber von Anfang an in den Entwicklungsprozess einbezogen. Um die engen zeitlichen Vorgaben einzuhalten, wurde das sogenannte Rapid Prototyping eingesetzt. Sobald ein gewisser Reifegrad der Software erreicht war, ging die jeweils aktuelle Version live und wurde ausgiebig getestet. Dieses Vorgehen führt schnell zu ersten Ergebnissen und ermöglicht frühzeitiges Feedback bezüglich der Eignung des Lösungsansatzes. Die normalerweise auftretenden Probleme können so schon in der Entwicklungsphase sukzessive erkannt und behoben werden. Auch Änderungswünsche des Auftraggebers lassen sich so in jedem Stadium schnell berücksichtigen.

Iteratives Vorgehen

Übersichtliche Darstellung der Abwesenheitszeiten

Besonders wichtig für dieses schnelle Vorgehen ist, dass die Prioritäten sehr klar definiert sind, um sich nicht in weniger wichtigen Details zu verlieren. Willi Breitenmoser, Leiter Informatik bei der federführenden Genossenschaft Migros Zürich, kommentiert: „Eine effiziente Realisierung war nur möglich, weil alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt ihre Aufgabe genau kannten und stets Hand in Hand zusammengearbeitet haben. Rückblickend kann ich erfreut feststellen, dass sich das iterative Vorgehen bewährt hat und es richtig war, mit dieser anspruchsvollen Methode an das Vorhaben heranzugehen.“ Eine entscheidende Voraussetzung waren die Flexibilität und der modulare Aufbau der Lösung „Zebra“.

Das inzwischen implementierte Zeitwirtschaftssystem macht nun bei den vier Genossenschaften die Einsatzplanung für rund 30.000 Mitarbeiter sowie die Arbeitszeiterfassung und die Fehlzeiten-
verwaltung. Die Web-Applikation unterstützt die Führungskräfte bei ihrer Aufgabe, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vertrags- und gesetzeskonform zu planen. Eine automatische Konsistenzprüfung stellt sicher, dass die Schicht eines Mitarbeiters nicht länger als vorgegeben erfasst wird oder dass Pausen und andere Arbeitszeitregelungen den Arbeitsverträgen entsprechend eingehalten werden.

Konsistenzprüfung

Eine Schnittstelle zum SAP-System der Migros sorgt für den bruchfreien Transfer der erfassten Personalzeiten in die Lohnabrechnung. An festgelegten Stichtagen werden diese Daten überprüft und anschließend importiert. In umgekehrter Richtung werden die Stammdaten direkt aus dem SAP-HR-System in das „MAPS“ übertragen.

Laut Willi Breitenmoser konnten bei der Entwicklung und Implementierung sowohl der ehrgeizige Zeitplan als auch das vorgegebene Budget eingehalten werden. Die moderne Architektur und die Skalierbarkeit des Systems stellen sicher, dass bei Bedarf auch weitere Genossenschaften an das „MAPS“ angeschlossen werden können.

Bei Migros nicht im Vordergrund, aber grundsätzlich möglich: Die Software „Zebra“ kann auch für das Zutritts-Management genutzt werden. Die schnelle Web 2.0-Anwendung steht an jedem Arbeitsplatz ohne Software-Verteilung zur Verfügung.

Foto: Migros

Quelle Abbildung: Ergon