Regional erfassen, zentral auswerten

Mitarbeiterplanung, -verwaltung und -abrechnung sind für den Handel komplexe Herausforderungen. Die Probleme bestehen in mangelndem Überblick, eingeschränkten Kontrollmöglichkeiten, übermäßigem Administrationsaufwand und letztlich hohen Kosten. Eine moderne Software für Workforce Management trägt dazu bei, das Arbeitszeitmanagement effizient zu gestalten und das Personal in den Filialen bedarfsorientiert zu planen und einzusetzen. Alle Daten, Salden und Informationen über die Mitarbeiter, die im System gespeichert sind, stehen bei Bedarf auch der Zentrale tagesaktuell für Abrechnung und Controlling zur Verfügung. Viele Filialisten setzen
Workforce-Management-Lösungen bereits nutzbringend ein. Worauf sollten Handelsunternehmen bei der Auswahl und Einführung achten?

Erst die Prozesse, dann die Software

Jeder Software-Einführung sollte eine profunde Prozessanalyse vorausgehen. Darauf aufbauend können Unternehmen genau definieren, welche funktionalen, technischen und prozessualen Anforderungen sie an eine Lösung haben. Genauso wichtig ist, schon frühzeitig Ziele zu definieren, die durch das Projekt erreicht werden sollen, so kann die Software auf die Besonderheiten des Unternehmens „zugeschnitten“ werden. Während eines Pilotprojekts in einer oder mehreren ausgewählten Filialen wird das System angepasst und kann dann zügig ausgerollt werden.  

Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt ein Beispiel der Edeka Minden-Hannover: Im Rahmen eines Projektes in den Edeka-Märkten Otto Reichelt wurde eine Workforce-Management-Lösung zunächst in drei Pilotmärkten implementiert, getestet und parametrisiert. Dabei ließen sich die verschiedenen tariflichen und betrieblichen Regelungen, beispielsweise eine hochkomplexe Fehlzeitenbewertung, vollständig abbilden. Personaldaten wurden über eine Schnittstelle direkt aus dem Lohn- und Gehaltssystem übernommen. Der Rollout in die weiteren 52 Edeka-Märkte Otto Reichelt erfolgte in Eigenregie in einem vierzehntägigen Rhythmus.

Einführung ohne Reibungsverluste

Die Herausforderung eines Rollouts in Filialbetriebe liegt oft in der großen Anzahl der abzudeckenden Standorte. Außerdem müssen im Handel auch neue Filialen schnell aufgeschaltet werden. Von entscheidender Bedeutung ist es deshalb, dass die Implementierung reibungslos und im besten Fall ohne externe Unterstützung vonstattengeht. Bei Aldi Süd beispielsweise musste die Software zügig in 1.790 Filialen eingeführt werden. Deshalb war es dem Unternehmen besonders wichtig, eine ausgereifte Lösung mit wenig Fehlerpotenzial und mit unternehmensspezifisch anpassbaren Funktionen zu installieren. Die Einführung in den Filialen erfolgte durch die Regionalverkaufsleiter. Da die Installation per Mausklick innerhalb von Minuten vonstattenging, war keine externe Unterstützung notwendig. Auch neue Arbeitszeitmodelle kann Aldi Süd selbst anlegen.

Einfache Bedienung schafft Akzeptanz

In vielen Fällen arbeiten Handelsunternehmen bei der Personaleinsatzplanung noch mit Excel-Listen oder auf Papier. Mit der Einführung einer Workforce-Management-Lösung und gegebenenfalls auch einer neuen Art der Zeiterfassung geht also meist eine enorme Prozess-Umstellung einher. Aus diesem Grund müssen alle Beteiligten, auch der Betriebsrat, frühzeitig in das IT-Projekt eingebunden werden, und die Kommunikation der neuen Prozesse muss richtig organisiert werden. Ebenfalls wichtig ist es, dass die Anwender umfassend geschult und ein oder mehrere Mitarbeiter als feste Anlaufstelle definiert werden. Von der professionellen Einführung hängt ganz entscheidend ab, ob die Lösung rasch akzeptiert wird und sie die gesetzten Zielen und den erwarteten Nutzen erbringen kann.

Auch die Bedienbarkeit der Software leistet dazu einen entscheidenden Beitrag. Das Ziel muss es sein, eine einfache Handhabung durch Anwender aller Altersklassen und mit unterschiedlichstem PC-Know-how sicherzustellen. Dazu Volker Bredemeier, Abteilungsleiter Personalwesen bei der Edeka Minden-Hannover: „Als Filialbetrieb sind wir darauf angewiesen, dass Zeitdaten zwar in den Märkten erfasst werden, dann aber zentral für Auswertungen und Abrechnungen zur Verfügung stehen. Einfache Bedienbarkeit trotz umfangreicher Funktionen war für uns deshalb ein entscheidendes Kriterium.“

Personalmanagement von unterwegs

Sind Gebietsleiter für mehrere Filialen zuständig und deshalb viel unterwegs, sind sie über die
Echtzeit-Entwicklung der Personalsituation oft nicht rechtzeitig informiert. Hier bieten sich Workforce-Management-Lösungen an, die auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sind. Über eine Smartphone-App haben Vorgesetzte die An- und Abwesenheit ihrer Mitarbeiter stets im Blick; der Dienstplan ist transparent und online. Urlaubsanträge können sie zeitnah von unterwegs bearbeiten. Auch die Mitarbeiter können mobil Zeitbuchungen vornehmen, Projektzeiten und Kostenstellen erfassen oder sich über tagesaktuelle Saldenstände und Dienstpläne informieren. Gerade der Einzelhandel mit seinen starken Bedarfsschwankungen profitiert davon, wenn Verkaufsmitarbeiter schnell und zuverlässig über kurzfristige Planungsänderungen informiert sind.

Chance für Mitsprache

Vor allem dann, wenn vorab Aufklärungsarbeit betrieben wurde, weicht Skepsis gegenüber Workforce Management in aller Regel rasch der Akzeptanz – auf allen Ebenen. Mitarbeiter erkennen, dass ein professionelles Arbeitszeitmanagement die Grundlage für eine gerechtere und flexiblere Arbeitseinteilung sein kann. Moderne Software-Lösungen bieten Mitarbeitern über Wunsch-Dienstpläne und integrierte Tauschbörsen ein Mitentscheidungsrecht an der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten. Hinzu kommt, dass sie jederzeit Einblick in aktuelle Zeitsalden haben. Das wird in den meisten Fällen als motivierend empfunden. Handelsunternehmen schaffen mit Workforce Management also eine Personalorganisation, die die Belange von Kunden, Mitarbeitern und Unternehmen gleichermaßen berücksichtigt.