Eigentlich hatte der Gesetzgeber alle Betriebe, die eine digitale Kasse mit TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) führen, schon 2020 mit § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung verpflichtet, diese dem Finanzamt zu melden. Weil die Finanzverwaltung dafür aber noch kein elektronisches Meldeverfahren parat hatte, wurde die Verpflichtung aufgeschoben. Jetzt aber ist es soweit: Seit dem 1. Januar 2025 können elektronische Kassen, aber auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler über das Programm „Mein Elster“ den Behörden gemeldet werden. Händler, die über eine kompatible eigene oder Drittanbieter-Software verfügen, nutzen dafür die Schnittstelle „Eric“ (Elster Rich Client). Bis zum 31. Juli 2025 müssen die Meldungen der vorhandenen Kassen erfolgt sein. Allein die deutschen Händler haben in ihren rund 500.000 Betriebsstätten 930.000 Kassen im Bestand, wie die Statistik des EHI ausweist. Mit der einmaligen Meldung ist es dann aber nicht getan, es steht ein fortlaufender Aufwand ins Haus. Denn die Meldepflicht besteht für Inbetriebnahme, Änderung und Stilllegung jeder einzelnen Kasse.
Die Erfüllung der Meldepflicht sei für das steuerpflichtige Unternehmen durchaus „anspruchsvoll“, heißt es bei der Datev eG. Die Kassenmeldung umfasst neben Angaben zum Absender, also dem Steuerpflichtigen und dessen zuständigem Finanzamt, auch Angaben zur Betriebsstätte und zum elektronischen Aufzeichnungssystem inklusive der TSE. Im weiteren Zeitverlauf meldepflichtig sind dann die Vorgänge Anmeldung, Abmeldung sowie Änderung/Korrektur des Kassensystems. Diese Regelung gilt sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme. Datev bietet für die Kassenmeldung eine eigene Lösung an, die nicht nur Steuerberatern und ihren Mandanten, sondern auch anderen Unternehmen zur Verfügung steht. Das Modul bietet eine formularbasierte Kassenmeldung und Validierung nach „Elster“-Standard und ermöglicht die manuelle Erfassung und Archivierung von Kassenmeldungen, aber auch den Import der Meldedaten über das Kassensystem.
Vor allem größere Retailer stehen hier schnell vor einer echten Herausforderung.
Kai Jungclaus
Handel in der Pflicht
Die Deutsche Fiskal GmbH hat in den letzten Monaten mit „Fiskal Cloud Kassenmeldung“ eine benutzerfreundliche, smarte Lösung entwickelt, die den Import und eine direkte Übermittlung der erforderlichen Daten über das Fiskal-Cloud-Portal gewährleistet. Die „Eric“-Schnittstelle wurde gemäß der im Rahmen der Komet-Arbeitsgruppe erarbeiteten Erkenntnisse in die Plattform „Fiskal Cloud“ implementiert. Als zertifizierte und auf dem Markt bereits seit 2020 etablierte Lösung für Handelsunternehmen bietet Deutsche Fiskal mit der Fiskal Cloud eine übersichtliche und leistungsfähige Plattform zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an den regelkonformen Kassenbetrieb. Das neue Produkt „Kassenmeldung“ steht den Nutzer:nnen ab Ende Januar 2025 produktiv zur Verfügung.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Übermittlungsmöglichkeit für Kassen über das Programm „Mein Elster“ und die „Eric“-Schnittstelle möglich.
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Bei der technologischen Implementierung habe die „schnelle, einfache und sichere Übermittlung“ der Daten der Steuerpflichtigen im Fokus gestanden, betont Alexandra Wöstenberg, Head of Sales bei Deutsche Fiskal. Bei aller technischer Unterstützung sieht sie dennoch einiges auf den Handel zukommen: „Leider ist es trotz des massiven Technologieeinsatzes nicht möglich, diese Herausforderung ohne die Unterstützung beziehungsweise die Zuarbeit des Steuerpflichtigen oder seines Integrators, zum Beispiel des Kassenanbieters, zu meistern.“ Deutsche Fiskal empfiehlt ihren Kunden, frühzeitig mit der Analyse ihrer Prozesse, der Sichtung und Kontrolle der Kassen- und Stammdaten sowie der Integration eventuell notwendiger Anpassungen zu beginnen, um die Anforderungen an die Fiskalisierung effizient umzusetzen.
Digitale Unterstützung
Dass die per „Elster“ bereitgestellte elektronische Meldemöglichkeit für Handelsunternehmen „recht mühsam und zeitaufwendig“ werden kann, erwartet auch Kai Jungclaus, Principal Subject Matter Expert POS Systems and Peripherals bei Diebold Nixdorf: „Vor allem größere Retailer stehen hier schnell vor einer echten Herausforderung.“ Diebold Nixdorf unterstützt die Handelsunternehmen in Deutschland mit verschiedenen Lösungen, die die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben erleichtern sollen. Die erste Lösung ist ein eigenes Meldeportal, das grundsätzlich von allen Handelsunternehmen eingesetzt werden kann, unabhängig davon, ob sie eine TSE von DieboldNixdorf oder von einem anderen Anbieter nutzen und auch unabhängig von der eingesetzten Kassenhardware. Browserbasiert ermöglicht das Portal eine komfortable Eingabe der Daten. Hierbei werden die Daten aller Filialen erfasst und können dank einer hierarchischen Struktur einfach verwaltet werden. Bei Nutzung einer Diebold Nixdorf TSE ergibt sich zudem der Vorteil, dass die Seriennummer der TSE ausgelesen werden kann, was eine zeitaufwendige und zudem oft fehlerbehaftete manuelle Eingabe erspart. Nachdem die Daten im Meldeportal gesammelt wurden, können sie zum Beginn der Meldepflicht als Status abgesendet werden. Spätere Änderungen im Betrieb, wie etwa die Inbetrieb- oder Außerbetriebnahme von Kassen, sind jederzeit möglich. Als XML-Datei abgespeichert, können die jeweiligen Aktualisierungen des Kassenbestands auch im „Elster“-Portal hochgeladen werden.
Die zweite Lösung ist individueller und richtet sich insbesondere an Händler, die Hardware, Software und Services von Diebold Nixdorf einsetzen. „Hier kann unser Professional Services-Team eine speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung anbieten“, so Jungclaus. „Diese kann so weit gehen, dass Diebold Nixdorf anhand der Bestandsführung und den Informationen aus dem Service über Installationen oder Deinstallation von Kassen und weiteren relevanten Veränderungen die Meldungen automatisch generiert.“ Neben der Meldung über Elster kann eine automatische Meldung über die „Eric“-Schnittstelle erfolgen. Jungclaus empfiehlt dem Handel, jetzt schon zu prüfen, ob alle für die Meldung notwendigen Daten vorliegen und welche Schritte notwendig sind, diese regelmäßig zu dokumentieren. Da die Meldepflicht bisher nur ausgesetzt war, hätten viele Handelsunternehmen die Informationen über Kassensysteme, die Kassensoftware- sowie die TSE-Seriennummern bereits vorgehalten, so Jungclaus. In diesem Fall sei zu prüfen, wie die Daten aus dem bisher verwendeten Format in das Meldesystem überführt werden können.
